Costos indirectos (overhead)

Cómo funcionan los costos indirectos en los precios de un contratista

Los costos indirectos (overhead) son lo que cuesta mantener el negocio abierto, haya o no un trabajo en marcha: seguros, vehículos, la oficina, el software, la contabilidad, la publicidad, las licencias y el tiempo que se va en presupuestar y administrar. Nada de eso aparece como línea en un trabajo, así que hay que repartirlo entre todos.

La forma usual de repartirlos es con una tasa. Suma tus costos indirectos de un año, calcula cuánto trabajo vas a hacer y divide. El resultado es un porcentaje que se suma a los costos directos de cada trabajo, o una cantidad que se suma a cada hora de mano de obra facturable. La ganancia va encima de eso.

Cuando el año sale como lo planeaste, los costos indirectos metidos en cada precio suman lo que de verdad gastaste. Cuando haces menos trabajo del esperado, cada trabajo sigue cargando la misma tasa, así que una parte de los costos indirectos no se recupera y sale directo de la ganancia. Por eso una temporada floja puede convertir un año con ganancia en una pérdida, aunque cada trabajo haya dejado ganancia bruta.

Los costos indirectos no son lo mismo que la carga laboral (labor burden): los impuestos de nómina, la compensación al trabajador y las prestaciones ligadas al salario de cada empleado. La carga laboral va en tu tarifa de mano de obra. Mantener las dos cosas separadas evita que cuentes el mismo costo dos veces.

Tipos de costos indirectos

Los costos indirectos de la empresa cubren el negocio completo. Los costos indirectos de obra, que en obra comercial muchas veces se llaman condiciones generales (general conditions), cubren costos que pertenecen a un proyecto pero no a ningún oficio en particular, como la supervisión en sitio o un contenedor de basura. Los costos indirectos de obra son un costo directo de ese trabajo, no parte de tu tasa de costos indirectos.

Algunos costos pueden ir de un lado o del otro. Decide dónde va cada uno, ponlo por escrito y sé constante, para que los costos de los trabajos y los costos indirectos nunca se encimen.

Por qué importan los costos indirectos

Para contratistas

Los costos indirectos son el costo que más se queda fuera de un precio, porque ningún trabajo en particular te los recuerda. Un negocio puede mostrar una ganancia bruta sana en cada trabajo y aun así perder dinero si el markup no cubre la camioneta, los seguros y el tiempo del dueño. El crecimiento lo hace más urgente: una contratación nueva, una segunda camioneta o un taller más grande suben los costos indirectos antes de subir los ingresos.

Para clientes

A veces los clientes suman la mano de obra y los materiales y se preguntan por qué el precio sale más alto. La diferencia paga lo que hace que un contratista sea seguro de contratar: seguros, licencias, vehículos, herramientas, visitas de garantía y alguien que conteste el teléfono. Una oferta que deja fuera los costos indirectos no es una ganga; es un negocio que tal vez no esté ahí para cumplir su garantía.

Cómo calcular y recuperar tus costos indirectos

1. Saca los gastos de los últimos 12 meses de tu contabilidad.
2. Marca cada uno como costo directo de un trabajo o como costo indirecto, con las mismas reglas cada vez.
3. Ajusta para el año que viene: renovaciones de seguros, un vehículo nuevo, una contratación nueva, software que agregaste.
4. Incluye un sueldo justo por tu propio tiempo de administración, aunque te pagues de la ganancia.
5. Calcula los costos directos del año que viene, o las horas facturables de tu cuadrilla.
6. Divide los costos indirectos anuales entre esa cifra para sacar tu tasa de costos indirectos, como porcentaje del costo directo o como cantidad por hora facturable.
7. Suma la tasa a cada presupuesto antes de la ganancia, y revisa cada trimestre si los costos indirectos que has recuperado cuadran con lo que has gastado.

Si la revisión trimestral muestra que te estás quedando atrás, o el volumen está más bajo de lo planeado o los costos indirectos crecieron. Las dos cosas son más fáciles de arreglar en marzo que en diciembre.

Ejemplo de costos indirectos con números

Digamos que una empresa chica de remodelación suma sus costos indirectos del año:

La empresa espera $400,000 de costos directos el año que viene, así que su tasa de costos indirectos es $80,000 ÷ $400,000 = 20% del costo directo. Medido por horas, tres trabajadores de campo con 1,600 horas facturables cada uno dan 4,800 horas, y $80,000 ÷ 4,800 = $16.67 por hora facturable.

En un trabajo con $20,000 de costos directos, los costos indirectos suman $4,000, así que el precio de punto de equilibrio es $24,000. Un markup de ganancia de 10% sobre eso lleva el precio a $26,400. El markup total sobre el costo directo es $6,400 ÷ $20,000 = 32%, y el margen bruto es $6,400 ÷ $26,400 = 24.2%.

Ahora digamos que el año sale flojo y los costos directos llegan a $320,000. Al 20%, los trabajos recuperan $64,000 de costos indirectos, y quedan $16,000 sin recuperar. Esos $16,000 salen de la ganancia que la empresa creía estar ganando.

Errores comunes con los costos indirectos

• Dejar fuera tu propio tiempo de administración porque no te pagas un sueldo.
• Contar un costo como costo del trabajo y también como costo indirecto, como un tráiler que se les cobra a los trabajos y que además aparece en los gastos de vehículos.
• Usar los costos indirectos del año pasado después de agregar una camioneta, una contratación o una póliza de seguro más grande.
• Sacar la tasa sobre el costo directo pero aplicarla al precio de venta, o al revés.
• Olvidar las cuentas anuales e irregulares: renovaciones de seguros, cuotas de licencia, equipo que se desgasta.
• Quitar los costos indirectos de una oferta para ganar el trabajo, y luego volver a hacerlo en el siguiente.
• No revisar la recuperación durante el año, así que el faltante solo aparece a la hora de los impuestos.

Los costos indirectos no son un número que fijas una sola vez. Vuélvelos a calcular cada año y cada vez que el negocio cambie de forma.