BuildWellEl millaje para contratistas
Los contratistas manejan mucho: a ver trabajos, a las tiendas de materiales, entre obras, de regreso por la herramienta que alguien olvidó. Esas millas cuestan dinero de verdad en gasolina, llantas, mantenimiento, seguro y el desgaste lento de la camioneta, y aparecen en tres lugares.
- Al reembolsar a empleados que usan su propio vehículo para el trabajo.
- Al deducir el manejo de negocio en tu declaración de impuestos, cuando manejas tu propio vehículo para el negocio.
- Al ponerle precio a los trabajos, porque las millas de ida y vuelta a un trabajo son parte de lo que cuesta hacerlo.
El IRS publica cada año una tarifa estándar por milla que representa el costo de usar un vehículo para el negocio. Para 2026 hay dos. La tarifa era de 72.5 centavos por milla desde el 1 de enero, y el IRS la subió a 76 centavos por milla desde el 1 de julio de 2026, y citó el alza en los precios del combustible. Las millas llevan la tarifa de la fecha en que se manejaron, así que un registro de millaje de 2026 se tiene que dividir en el 1 de julio.
Esta calculadora hace las dos cosas: un reembolso por un grupo de viajes a una sola tarifa, o un total completo de 2026 con las millas de antes y de después del 1 de julio, cada una a su tarifa. El estacionamiento y los peajes de negocio se suman aparte, a su costo real.
La fórmula del millaje
- Millas de negocio = millas de ida y vuelta × viajes, más cualquier otra milla de negocio.
- Monto por millaje = millas de negocio × la tarifa por milla.
- Total = monto por millaje + estacionamiento y peajes de negocio.
Para todo 2026:
- Antes del 1 de julio = millas manejadas del 1 de enero al 30 de junio × $0.725.
- Desde el 1 de julio = millas manejadas del 1 de julio al 31 de diciembre × $0.76.
- Total de 2026 = los dos, más estacionamiento y peajes.
El estacionamiento y los peajes de los viajes de negocio se deducen por separado, ya sea que uses la tarifa estándar o los costos reales, así que se suman en lugar de meterse dentro de la tarifa.
Ejemplos resueltos
Reembolsarle un mes a un encargado de cuadrilla
Un encargado de cuadrilla maneja su propia pickup a un trabajo que está a 19 millas, 38 millas de ida y vuelta, durante 22 días de trabajo en agosto de 2026. Son 836 millas. A la tarifa de 76 centavos vigente desde el 1 de julio, el millaje es 836 × $0.76 = $635.36. Pagó $24 de peajes en el camino, así que el reembolso es de $659.36.
Un año completo de manejo de negocio
El registro de un remodelador muestra 7,200 millas de negocio de enero a junio y 7,800 de julio a diciembre. La primera mitad es 7,200 × $0.725 = $5,220. La segunda mitad es 7,800 × $0.76 = $5,928. El total de 2026 es $11,148, antes de estacionamiento y peajes.
Usar 76 centavos para todo el año daría $11,400, o sea $252 más de lo que permiten las tarifas. Usar 72.5 centavos para todo el año te haría perder $273.
Meter el manejo en el precio de un trabajo
La remodelación de un baño a 30 millas necesita a la cuadrilla ahí 12 días, más cuatro viajes a comprar material de 20 millas cada uno. Son 12 × 60 + 4 × 20 = 800 millas. A 76 centavos, manejar cuesta unos $608. En un trabajo de $14,000 eso es más del 4% del precio, algo que vale la pena saber antes de cotizarlo.
Millaje a las tarifas del IRS de 2026
| Millas de negocio | A 72.5¢ (antes del 1 de julio de 2026) | A 76¢ (desde el 1 de julio de 2026) |
|---|---|---|
| 100 | $72.50 | $76.00 |
| 250 | $181.25 | $190.00 |
| 500 | $362.50 | $380.00 |
| 1,000 | $725.00 | $760.00 |
| 2,500 | $1,812.50 | $1,900.00 |
| 5,000 | $3,625.00 | $3,800.00 |
| 10,000 | $7,250.00 | $7,600.00 |
| 15,000 | $10,875.00 | $11,400.00 |
| 20,000 | $14,500.00 | $15,200.00 |
El traslado de la casa al trabajo y lo que sí cuenta
No toda milla en una camioneta de trabajo es una milla de negocio. La Publicación 463 del IRS marca la línea principal: manejar entre tu casa y tu lugar de trabajo principal o habitual es traslado de la casa al trabajo (commuting), y ese traslado no se deduce, por lejos que esté y aunque contestes llamadas de trabajo en el camino.
Las millas que en general cuentan como manejo de negocio incluyen los viajes entre obras durante el día, las vueltas a los proveedores, los viajes para reunirte con clientes y ver trabajos, y los viajes a un lugar de trabajo temporal. La Publicación 463 explica las reglas de los lugares temporales, que dependen de si tienes un lugar de negocio habitual, así que léela si casi todo tu manejo empieza desde tu casa.
Tarifa estándar o costos reales
La tarifa estándar es opcional. En su lugar, puedes deducir los costos reales de la parte de negocio del vehículo: gasolina, reparaciones, llantas, seguro, registro y depreciación, en proporción a las millas de negocio.
| Tarifa estándar por milla | Costos reales | |
|---|---|---|
| Registros | Millas, fechas, lugares y propósito | Cada gasto del vehículo más el registro de millaje |
| Cálculo | Millas × la tarifa | La parte de negocio de cada costo, más la depreciación |
| Cuándo escogerla | El primer año que el carro se usa para el negocio, si el carro es tuyo | Cualquier año, pero cambiarse después a la tarifa estándar tiene límites |
| Estacionamiento y peajes | Se suman aparte | Se suman aparte |
| Flotillas | No se permite con cinco o más carros usados al mismo tiempo | Se permite |
Un vehículo caro de mantener por milla puede salir mejor con costos reales, y uno barato y rendidor muchas veces sale mejor con la tarifa estándar. Tu profesional de impuestos puede sacar las dos cuentas.
Cómo reembolsar a los empleados
Si los miembros de tu cuadrilla manejan sus propios vehículos para el negocio, decide cómo les vas a pagar y ponlo por escrito. La mayoría de los negocios pagan una tarifa fija por milla de negocio contra un registro, y muchos usan la tarifa del IRS porque es pública, está al día y es fácil de justificar. Define la regla de qué viajes cuentan, como las vueltas entre obras y a los proveedores pero no el traslado de la casa al trabajo, y cada cuánto se entregan los registros.
La Publicación 463 explica cuándo una asignación pagada con un plan con rendición de cuentas (accountable plan) queda fuera del salario del empleado: los pagos cubren gastos de negocio, el empleado comprueba las fechas, los lugares y el propósito de negocio en un plazo razonable, y devuelve cualquier excedente. Si pagas una cantidad fija por el carro sin registro, habla con tu proveedor de nómina sobre cómo se trata.
Cuando cambia la tarifa, como pasó el 1 de julio de 2026, actualiza tu hoja de reembolsos ese mismo día, para que los viajes no se paguen a la tarifa vieja.
Errores comunes
Usar una sola tarifa para todo 2026. La tarifa de negocios cambió el 1 de julio. Divide las millas del año en esa fecha.
Contar el traslado de la casa al trabajo. De tu casa a tu lugar de trabajo habitual no es millaje de negocio, por largo que sea el viaje.
No llevar registro. El IRS exige registros adecuados. Un registro llenado sobre la marcha, con la fecha, las millas, a dónde y por qué, es mucho más fácil de defender que un total armado en abril.
Olvidar el estacionamiento y los peajes. Van aparte de la tarifa por milla, así que súmalos.
Reembolsar sin comprobantes. Una asignación es más fácil de mantener fuera del salario del empleado cuando no pasa de la tarifa federal y el empleado comprueba los viajes. Paga contra un registro, no contra un cálculo al aire.
El costo de manejar en tus precios
El millaje es parte de tus costos indirectos si se reparte entre todos los trabajos, o un costo directo si lo causa un solo trabajo. De cualquier forma tiene que estar en el precio. En el trabajo local, las millas casi siempre son parte de los costos indirectos y las carga tu tarifa de mano de obra. En los trabajos lejos de tu zona de siempre, agrega el viaje como su propia línea, para que el precio lo refleje.
La calculadora de tarifa de mano de obra muestra cómo los costos del vehículo cargados como costos indirectos suben la tarifa que cobras, y la calculadora de costo de un trabajo suma al precio otros costos del trabajo, como el viaje. Si trabajas por tu cuenta, el millaje de negocio baja tu ganancia, y con ella tu impuesto sobre el trabajo por cuenta propia.
BuildWell no lleva el control del millaje. Arma cada presupuesto con horas de mano de obra planeadas, materiales con precios de tiendas cerca de la obra y mano de obra al salario de tu área, le suma tus costos indirectos y tu markup (lo que le sumas al costo), y te deja agregar cualquier línea, como el viaje, a cualquier presupuesto.
Fuentes
Las cifras son del año fiscal 2026. Cada fuente se revisó en la fecha indicada, y sus páginas están en inglés. Las tasas y las reglas cambian, así que revisa la fuente antes de basarte en una cifra.
- IRS, Standard mileage rates (revisada el 2026-10-02)
- IRS news release IR-2025-128: 2026 business standard mileage rate of 72.5 cents (Notice 2026-10) (revisada el 2026-10-02)
- IRS, Internal Revenue Bulletin 2026-29, Announcement 2026-11: rates from July 1, 2026 (revisada el 2026-10-02)
- IRS, Topic no. 510, Business use of car (revisada el 2026-10-02)
- IRS, Publication 463 (2025), Travel, Gift, and Car Expenses (revisada el 2026-10-02)
