Cómo hacer un presupuesto de contratista

Un presupuesto de contratista hace tres trabajos a la vez:

• Le dice al cliente qué recibe y cuánto cuesta.
• Te dice a ti qué prometiste hacer.
• Se vuelve el punto de referencia para cada orden de cambio, factura y desacuerdo que venga después.

Un presupuesto vago no gana nada y no protege nada. Uno claro se firma más rápido y mantiene la ganancia del trabajo.

Esta guía recorre el proceso en orden, de la visita a la obra a la firma. Termina con un ejemplo de baño con todos sus precios que puedes revisar línea por línea. Si quieres un formulario en blanco para ir siguiendo, abre el generador de presupuestos gratis o descarga una plantilla de presupuesto.

Lo que debe incluir un presupuesto de contratista

Antes de los pasos, la lista. Un presupuesto residencial completo tiene:

• Los datos de tu negocio: nombre, dirección, teléfono, correo y número de licencia si tu estado o tu ciudad lo exige en los contratos.
• Los datos del cliente y del trabajo: el nombre y los datos de contacto del cliente y la dirección de la obra, que puede ser distinta de la dirección de facturación.
• Número de presupuesto y fechas: la fecha en que lo emites y la fecha en que vence el precio.
• Alcance del trabajo: una descripción sencilla del resultado terminado.
• Partidas: tareas y materiales con cantidades, unidades y precios.
• Otros costos: permisos, desecho de escombro, equipo y trabajo subcontratado.
• Subtotal, impuesto y total: con el impuesto sobre ventas manejado como lo pide tu estado.
• Exclusiones, partidas provisionales y supuestos: lo que no está incluido y lo que podría cambiar el precio.
• Condiciones de pago: anticipo, pagos por avance y cuándo se paga el saldo.
• Aceptación: un lugar para que el cliente firme y ponga la fecha.

Cada cosa que falta puede empezar una discusión

Si falta cualquiera de estas cosas, el presupuesto se convierte en una discusión. El resto de esta guía las va llenando.

Paso 1: Recorre el trabajo y escribe el alcance

Todo lo que sigue depende del recorrido. Mide cada superficie que vas a tocar, y toma fotos de cada pared y cada accesorio.

Busca lo que te va a costar después

Busca los problemas que te van a costar después:

• Pisos blandos
• Cableado viejo
• Tubería galvanizada
• Una llave de paso que no cierra
• Una escalera que cambia la ruta para meter el material

Pregúntale al cliente cómo se ve “terminado”

Pregúntale al cliente cómo se ve para él el trabajo “terminado”. La gente describe el acabado (“una regadera abierta con azulejo hasta el techo”) y se salta todo lo que hay entre aquí y allá. Tu trabajo es traducir el acabado en trabajo.

Describe el resultado, no tus métodos

Luego escribe el alcance del trabajo. Describe el resultado, no tus métodos, y sé específico con:

• Marcas
• Medidas
• Acabados
• Quién pone qué

Ejemplo: Quitar el mueble del lavabo, la cubierta y el inodoro existentes. Instalar el mueble de lavabo de 36 pulgadas con cubierta que escoja el cliente, una llave nueva y un inodoro nuevo. Cambiar las dos llaves de paso del lavabo y la del inodoro. Resanar y pintar las paredes detrás del mueble viejo del color que escoja el cliente, una sola pared.

Un alcance preciso evita discusiones

Ese párrafo ya evita varias discusiones. Dice qué pared se pinta, dice que el cliente escoge el mueble y dice que las llaves de paso son nuevas.

Paso 2: Haz la cuantificación de materiales

La cuantificación de materiales (takeoff) convierte el alcance en cantidades. Para cada material, mide y luego súmale un factor de desperdicio por los cortes, lo que se rompe y los errores.

Redondea a como se vende el material

El azulejo, el piso y las molduras necesitan más desperdicio que los accesorios. Redondea hacia arriba a la unidad en que se vende el material. Compras:

• Cajas completas de azulejo
• Hojas completas de drywall
• Galones completos de pintura

Haz la lista de tareas en orden

Haz también la lista de tareas. Una lista de tareas es la base de tu cálculo de mano de obra:

• Quitar el mueble
• Tapar las líneas de agua
• Sacar el escombro
• Poner el gabinete nuevo, y así

Escribir las tareas en orden también te muestra lo que se te olvidó, como la vuelta al basurero o la visita extra cuando ya secó la pintura.

Paso 3: Ponles precio a los materiales

Ponles a los materiales el precio que de verdad vas a pagar, cerca de este trabajo, ahora. Un precio de memoria o de una lista de un proveedor de hace seis meses es una adivinanza, y las adivinanzas casi siempre salen bajas.

Revisa los precios de hoy y anota la fecha

Revisa los precios actuales en las tiendas y casas de materiales donde vas a comprar, y anota la fecha en que los revisaste.

Súmale tu markup de materiales siempre igual

Luego súmale tu markup de materiales. El markup en los materiales paga:

• El tiempo que pasas escogiéndolos, comprándolos, acarreándolos y devolviéndolos
• El riesgo de que se dañen o falten

Escojas el porcentaje que escojas, aplícalo siempre igual. Entiende cómo se relaciona con la ganancia: un markup de 15% no es un margen de 15%. La guía de markup vs. margen explica la diferencia.

Anota sin costo lo que pone el cliente

Si el cliente pone un accesorio, anótalo en el presupuesto sin costo. Así queda claro que la instalación está incluida y la compra no.

Paso 4: Ponle precio a la mano de obra

La mano de obra es la parte más difícil de calcular bien en un presupuesto, porque es el costo que menos controlas.

Calcula las horas tarea por tarea

Calcula las horas tarea por tarea y no para todo el trabajo de una vez. Sé honesto con el ritmo real de tu cuadrilla, contando la preparación, la limpieza y la vuelta a la casa de materiales.

Usa una tarifa completa, no el puro salario

Multiplica las horas por una tarifa de mano de obra que ya cubra:

• El salario
• Los costos de nómina
• Tus costos indirectos
• Tu ganancia

Si todavía no has sacado ese número, sácalo antes de tu próximo presupuesto. La guía de la tarifa de mano de obra y la calculadora de tarifa de mano de obra te llevan paso a paso. Cobrar la mano de obra al puro salario es como un contratista con mucho trabajo termina el año sin nada en el banco.

Paso 5: Suma los demás costos

Antes de sacar cualquier total, suma los costos que no son materiales ni mano de obra:

• Permisos e inspecciones. Si el trabajo necesita un permiso de construcción, incluye la tarifa y el tiempo que pasas tramitándolo y atendiendo al inspector.
• Desecho de escombro. Renta del contenedor, tarifas del basurero o el acarreo.
• Renta de equipo. Cortadoras de azulejo, lijadoras de piso, elevadores.
• Subcontratistas. Su precio más tu markup por coordinar y garantizar su trabajo.
• Protección y limpieza. Protección de pisos, paredes contra el polvo, limpieza final.

Las líneas chicas suman rápido

Estas son las líneas que los contratistas olvidan cuando van con prisa. Cada una es chica; juntas pueden acabar con la ganancia de un trabajo pequeño.

Paso 6: Escribe exclusiones, partidas provisionales y supuestos

En esta sección es donde un presupuesto se gana su lugar.

Exclusiones: lo que no vas a hacer

Las exclusiones dicen lo que no vas a hacer:

• “No incluye la reparación del contrapiso, la estructura ni la plomería que resulten dañados después de la demolición.”
• “No incluye pintura fuera de la pared del lavabo.”

Partidas provisionales: precio para lo que falta escoger

Las partidas provisionales (allowances) les ponen precio a cosas que el cliente todavía no escoge: “Partida provisional para azulejo de $6 por pie cuadrado, solo material.” Si escoge algo más caro, la diferencia es un cambio, no una pérdida tuya.

Supuestos: lo que esperas encontrar

Los supuestos dicen lo que esperas encontrar: “Se supone que el drenaje y las líneas de agua existentes están en condiciones de usarse y en el lugar actual.”

Esto decide quién paga las sorpresas

Cuando la demolición saca una sorpresa, estas tres secciones deciden si el arreglo es una orden de cambio pagada o un favor gratis.

Paso 7: Fija las condiciones y mándalo

Termina con las condiciones del negocio:

• El anticipo y cuándo se paga.
• El calendario de pagos para todo lo que dure más de unos cuantos días.
• Cuándo puedes empezar y cuánto dura.
• La fecha de vencimiento del precio.
• Líneas de firma para la aceptación.

Revisa el tope de anticipo de tu estado

Algunos estados ponen un tope a los anticipos de mejoras al hogar. En California, el anticipo de un contrato de mejoras al hogar no puede pasar del 10% del precio o de $1,000, lo que sea menor.

Revisa lo de tu estado. La guía de anticipos y facturación por avance explica cómo armarlos.

Mándalo el mismo día

Luego mándalo mientras el cliente todavía está pensando en el trabajo. Un presupuesto que llega el mismo día se lee muy distinto a uno que llega una semana después.

Ejemplo resuelto: cambio del mueble del lavabo y del inodoro

Ejemplo: Aquí está el alcance del paso 1, con todos sus precios.

Las cifras son costos de ejemplo para ilustrar, no precios del mercado. Usa lo que de verdad pagas donde trabajas.

Materiales

La comprobación: 480 + 140 + 260 + 65 + 90 = 1,035. Luego 1,035 × 0.15 = 155.25, y 1,035 + 155.25 = 1,190.25.

Mano de obra

La tarifa de mano de obra aquí es de $85 la hora, una tarifa que ya incluye salarios, costos de nómina, costos indirectos y ganancia.

La comprobación: 2 + 5 + 1.5 + 4 = 12.5 horas, y 12.5 × 85 = 1,062.50.

El total

La comprobación: 1,190.25 + 1,062.50 + 75 = 2,327.75. El impuesto sobre ventas, si aplica, depende de las reglas de tu estado para contratistas.

Revisa el anticipo contra el tope

Con un anticipo de $700 al firmar, el saldo pendiente al terminar es $1,627.75 (2,327.75 − 700). En California, ese anticipo sería demasiado alto.

El tope es el 10% del precio o $1,000, lo que sea menor, y el 10% de $2,327.75 es $232.775. Así que una versión de este presupuesto para California podría pedir por adelantado $232.77 como máximo y cobraría el resto conforme avanza el trabajo.

Las exclusiones vuelven las sorpresas órdenes de cambio

Fíjate en lo que el presupuesto no dice:

• No promete arreglar un contrapiso podrido a este precio.
• No incluye pintar todo el baño.

Esas exclusiones están por escrito, así que una sorpresa se vuelve una orden de cambio y no un regalo.

Cómo presentar el presupuesto

La forma en que el presupuesto le llega al cliente influye en que lo firme.

Repásalo con el cliente si puedes

Si puedes, repásalo con él en persona o por teléfono. Señala el alcance, las exclusiones y el calendario de pagos, y contesta las preguntas antes de que se vuelvan dudas.

Si lo mandas, agrega arriba dos o tres frases que resuman lo que incluye y cuándo podrías empezar.

Haz fácil la firma y da seguimiento

Haz que aceptar sea sencillo. Una línea de firma en un PDF funciona. Un enlace que el cliente puede abrir y firmar en su celular funciona más rápido, porque se ahorra la impresora, el escáner y la vuelta a tu camioneta.

Luego dale seguimiento en unos cuantos días, y otra vez antes de que venza el presupuesto.

Errores en los presupuestos que les cuestan dinero a los contratistas

• Sumas globales en trabajos grandes. Un solo número invita al regateo y esconde lo que estaba incluido. Las partidas hacen que el precio se pueda defender.
• Mano de obra al salario, no a la tarifa. Si la cifra por hora de tu presupuesto es lo que le pagas al ayudante, los costos indirectos y la ganancia están saliendo de tu bolsillo.
• Precios viejos de materiales. Los precios se mueven. Revísalos y ponle al presupuesto una fecha de vencimiento.
• Sin exclusiones. Todo lo que no está excluido se puede alegar que está incluido.
• Entrega lenta. Entre más tarda un presupuesto, más probable es que el cliente contrate al primero que le contestó.
• Sin firma. Un “sí” de palabra es difícil de hacer valer. Consigue el presupuesto firmado antes de pedir los materiales.

Cómo hacer presupuestos más rápido sin adivinar

La rapidez importa, pero no a costa de la exactitud. Una calculadora de costo de un trabajo te ayuda a sacar el total de un trabajo por partes. Una plantilla de presupuesto de remodelación de baños o una de tu propio oficio te da una lista de partidas para empezar, para que no se te quede nada fuera.

Cómo arma BuildWell el presupuesto

El software de presupuestos de BuildWell arma las partidas a partir de una descripción del trabajo. Les pone precio a los materiales con tiendas cerca del trabajo, revisados en los últimos 30 días. La mano de obra parte del salario mediano de cada oficio en tu área metropolitana, más tus propios costos indirectos y markup.

La IA planea el trabajo y las cantidades pero nunca pone un precio, y cada línea se puede editar. El cliente lee y firma el presupuesto en su celular.

Los mismos pasos, en orden, cada vez

Uses la herramienta que uses, los pasos son los mismos:

1. Alcance
2. Cuantificación
3. Materiales
4. Mano de obra
5. Otros costos
6. Exclusiones
7. Condiciones

Hazlos en orden, cada vez, y tus presupuestos van a ganar más de los trabajos que vale la pena ganar.