BuildWellCómo manejar el impuesto sobre ventas como contratista
Cómo funciona en general el impuesto sobre ventas para contratistas: materiales, mano de obra, certificados de reventa y use tax, con ejemplo. Revisa tu estado.
Cómo llevar el negocio · 11 min de lectura · Actualizada el
El impuesto sobre ventas es una de las partes más confusas de llevar un negocio de contratista. Las reglas para los contratistas son distintas a las de las tiendas, y cambian de un estado a otro. La misma remodelación de cocina puede pagar impuesto de tres formas distintas según dónde esté la casa.
Esta guía:
- Explica los conceptos generales que aplican en todos los estados
- Muestra un ejemplo resuelto de cómo sale el mismo trabajo con reglas distintas
- Pone las preguntas que tienes que contestar para tu propio estado
No da reglas de cada estado. Consulta con el departamento de ingresos (department of revenue) de tu estado y habla con un profesional de impuestos antes de decidir cómo vas a cobrar el impuesto.
Por qué el impuesto sobre ventas es distinto para los contratistas
Los materiales instalados se vuelven parte del edificio
Una tienda vende un producto y cobra impuesto en la venta. Un contratista compra productos, los instala y muchas veces los convierte en parte de un edificio.
Una vez que una loseta está pegada con mortero, ya no es un producto que vendiste; es parte del bien inmueble.
Cuatro cosas deciden quién paga el impuesto
Los estados contestan la pregunta “¿quién paga el impuesto de esa loseta, y cuándo?” de formas distintas. La respuesta normalmente depende de:
- Si el trabajo es una mejora a un bien inmueble (un baño nuevo, un deck) o una reparación o servicio a un bien mueble.
- Si el estado considera al contratista como el consumidor de los materiales o como un minorista que los revende.
- Si el estado grava la mano de obra o el servicio en sí.
- Cómo está escrito el contrato: un solo precio de suma global (lump sum), o materiales y mano de obra por separado.
Los dos modelos básicos para los materiales
El contratista como consumidor: paga el impuesto al comprar
En muchos estados, un contratista que hace mejoras a bienes inmuebles se considera el consumidor final de los materiales. Pagas el impuesto sobre ventas cuando los compras y no le cobras impuesto sobre ventas al cliente en la factura.
El impuesto que pagaste es un costo del trabajo, metido en tu precio como cualquier otro costo de materiales.
El contratista como minorista: le cobra el impuesto al cliente
En otros estados, o para algunos tipos de trabajo, se considera que el contratista le revende los materiales al cliente. Tú:
- Compras los materiales sin pagar impuesto dándole al proveedor un certificado de reventa
- Le cobras el impuesto sobre ventas al cliente por los materiales
- Le mandas ese impuesto al estado
Algunos estados combinan los dos modelos
Algunos estados usan modelos distintos para distintos tipos de trabajo, por ejemplo uno para construcción nueva y otro para reparaciones. Otros tratan distinto los contratos de suma global y los que separan los conceptos. Por eso importa el tipo exacto de trabajo.
¿La mano de obra paga impuesto?
La mano de obra en mejoras muchas veces no paga impuesto
Muchos estados no gravan la mano de obra en mejoras a bienes inmuebles. Algunos gravan ciertos servicios, entre ellos algunos servicios de reparación, mantenimiento, instalación o construcción. Unos cuantos estados gravan una gama amplia de servicios.
Las definiciones deciden qué mano de obra paga
Si tu estado grava parte de la mano de obra, la diferencia muchas veces depende de las definiciones: qué cuenta como reparación y qué como mejora, o qué es instalación y qué es construcción.
Para esas definiciones, la guía que publica el estado para contratistas es lectura obligada.
Ejemplo resuelto: un trabajo, tres tratamientos de impuesto
Ejemplo: Un proyecto pequeño tiene $2,000 de materiales al costo y $3,000 de mano de obra. A los materiales les pones un markup de 15%. La tasa combinada de impuesto sobre ventas estatal y local donde está el trabajo es de 7% en este ejemplo.
La tasa y las reglas de tu estado van a ser distintas.
Tratamiento 1: el contratista paga el impuesto de los materiales
Pagas 7% de impuesto cuando compras los materiales: 2,000 × 0.07 = $140. Tu costo de materiales es $2,140, y con tu markup de 15% queda en 2,140 × 1.15 = $2,461.
| Línea | Monto |
|---|---|
| Materiales, impuesto pagado al comprar, con markup | $2,461.00 |
| Mano de obra | $3,000.00 |
| Total de la factura, sin línea de impuesto sobre ventas | $5,461.00 |
Tratamiento 2: el contratista cobra el impuesto de los materiales
Compras los materiales sin impuesto con un certificado de reventa, así que tu costo es $2,000, y con el markup el precio de los materiales es 2,000 × 1.15 = $2,300. Cobras 7% sobre el precio de los materiales: 2,300 × 0.07 = $161.
| Línea | Monto |
|---|---|
| Materiales, con markup | $2,300.00 |
| Mano de obra, sin impuesto en este ejemplo | $3,000.00 |
| Impuesto sobre ventas, 7% de los materiales | $161.00 |
| Total de la factura | $5,461.00 |
El mismo total para el cliente, otro papeleo
El cliente paga el mismo total que en el tratamiento 1, porque 2,000 × 1.07 × 1.15 y 2,000 × 1.15 × 1.07 dan el mismo número. Lo que cambia:
- Quién le manda el impuesto al estado
- Cuánto: aquí $161 en lugar de $140, porque el impuesto se cobra sobre tu precio con markup
- Qué registros guardas
Tratamiento 3: todo el trabajo paga impuesto
Si tu estado grava este tipo de trabajo completo, mano de obra incluida, y compras los materiales para reventa:
| Línea | Monto |
|---|---|
| Materiales, con markup | $2,300.00 |
| Mano de obra | $3,000.00 |
| Subtotal | $5,300.00 |
| Impuesto sobre ventas, 7% del subtotal | $371.00 |
| Total de la factura | $5,671.00 |
Las cuentas: 2,300 + 3,000 = 5,300, y 5,300 × 0.07 = 371, para un total de 5,671.
Equivocarte te cuesta para cualquier lado
El mismo trabajo, los mismos costos: $5,461 o $5,671 para el cliente, y tres formas distintas de papeleo. Equivocarte de tratamiento, para un lado o para el otro, es un problema:
- El impuesto que se cobró cuando no se debía por lo general se tiene que devolver o mandar al estado.
- El impuesto que no se cobró cuando sí se debía normalmente lo debes tú, muchas veces con multas e intereses.
La calculadora de impuesto sobre ventas saca el impuesto y el total cuando ya sabes la tasa y qué paga impuesto.
El impuesto sobre el uso
Debes impuesto sobre el uso si no te cobraron impuesto sobre ventas
El impuesto sobre el uso (use tax) es el complemento del impuesto sobre ventas. Si compras materiales o equipo gravables sin pagar impuesto sobre ventas y los usas en tu estado, por lo general le debes a tu estado el impuesto sobre el uso a la misma tasa. Por ejemplo, un vendedor en línea de otro estado quizá no te lo cobró.
Decláralo en tu declaración del impuesto sobre ventas
Si estás registrado para el impuesto sobre ventas, el impuesto sobre el uso normalmente se declara en la misma declaración. Si no, tu estado tendrá su propia forma de declararlo.
Lo que compras para reventa y usas tú también lo paga
El impuesto sobre el uso también aparece cuando compras materiales sin impuesto con un certificado de reventa y luego los usas tú en lugar de revenderlos. Un ejemplo es un trabajo donde tu estado te considera el consumidor. En ese caso, debes el impuesto sobre el uso de esos materiales.
Certificados de reventa y de exención
Un certificado de reventa solo cubre lo que revendes
Un certificado de reventa te deja comprar materiales sin pagar impuesto, porque vas a cobrar el impuesto cuando los revendas. Solo es válido para las compras que de verdad revendes en una transacción gravable.
Usarlo en materiales que consumes, donde tu estado te considera el consumidor, puede llevar a impuestos atrasados, intereses y multas.
Guarda el certificado de exención de cada cliente
Un certificado de exención te lo da tu cliente para mostrar que el trabajo está exento. Entre los clientes que te pueden dar uno están:
- Una iglesia
- Una escuela
- Una agencia del gobierno
- Otra organización exenta
Guarda una copia de cada venta exenta. Sin ella, un auditor puede tratar la venta como gravable.
Preguntas que tienes que contestar para tu estado
Antes de decidir cómo vas a cobrar el impuesto, busca la respuesta a estas preguntas en la guía de tu estado para contratistas, o con un profesional de impuestos:
- ¿Necesito un permiso o un registro de impuesto sobre ventas? (La guía para iniciar un negocio de contratista cubre los demás registros).
- En las mejoras a bienes inmuebles, ¿soy el consumidor de los materiales o un minorista?
- ¿Eso cambia en las reparaciones, el mantenimiento o la instalación de accesorios fijos?
- ¿Alguna parte de mi mano de obra o servicio paga impuesto?
- ¿Cambia algo si escribo un contrato de suma global en lugar de poner los materiales por separado?
- ¿Qué tasa local aplica: la de donde está mi negocio o la de donde está el trabajo?
- ¿Cada cuánto declaro y qué registros guardo?
Lee la guía de tu estado para contratistas
El departamento de ingresos de tu estado normalmente publica una guía escrita especialmente para contratistas. Vale la pena leerla completa una vez, y otra vez cuando cambien las reglas.
Tasas locales
Las tasas se suman, así que cambian de trabajo a trabajo
Las tasas del impuesto sobre ventas muchas veces combinan varias tasas, así que la tasa puede cambiar de un trabajo a otro:
- Del estado
- Del condado
- De la ciudad
- De distritos especiales
La ubicación del trabajo normalmente fija la tasa
En los trabajos donde cobras impuesto, las reglas normalmente atan la tasa al lugar donde se entrega o se hace el trabajo, no a donde está tu oficina. Revisa las reglas de tu estado. Un trabajo del otro lado del límite de una ciudad puede tener una tasa distinta a la del de al lado.
Cómo mostrar el impuesto sobre ventas en presupuestos y facturas
Sean cuales sean las reglas de tu estado, sé constante en tu papeleo:
- Si cobras impuesto, ponlo como una línea aparte en el presupuesto y en la factura, con la tasa. El cliente debe ver el mismo tratamiento de impuesto en los dos.
- Si pagas el impuesto de los materiales y no lo cobras, no agregues una línea de impuesto. El impuesto que pagaste es parte de tu costo de materiales.
- Si un cliente está exento, consigue el certificado de exención antes de facturar y anota la exención en la factura. Un generador de facturas o una plantilla de factura te deja mostrar u omitir la línea de impuesto.
La guía de facturación explica lo demás que necesita una factura. La entrada del glosario sobre el impuesto sobre ventas de materiales da la versión corta de la pregunta consumidor o minorista.
Registros que debes guardar
Las auditorías del impuesto sobre ventas pueden revisar varios años atrás, y a ti te toca demostrar por qué se cobró o no se cobró el impuesto.
Guarda estos registros por trabajo
- Los recibos de los proveedores que muestran si pagaste impuesto por los materiales
- Copias de los certificados de reventa que les diste a los proveedores y de los certificados de exención que te dieron los clientes
- Los presupuestos y las facturas firmados que muestran cómo se manejó el impuesto
- Tus declaraciones presentadas y los comprobantes de pago
Archívalos para contestar rápido
Guárdalos donde los puedas encontrar por trabajo y por fecha. Una solicitud de un auditor que te toma una semana contestar es una experiencia peor que una que puedes contestar en una tarde.
Errores comunes con el impuesto sobre ventas
- Copiar cómo lo hace otro contratista. Su estado, su oficio o su tipo de trabajo pueden tratarse distinto que los tuyos.
- Usar un certificado de reventa en materiales que consumes. Te ahorra impuesto hoy y te crea una cuenta por pagar después.
- Olvidar el impuesto sobre el uso en compras en línea o de otro estado donde no te cobraron impuesto.
- Una sola tasa para todos los trabajos. Las tasas locales varían, y normalmente la ubicación del trabajo decide cuál aplica.
- Gastarte el impuesto cobrado. El dinero que cobras como impuesto es del estado. Pásalo a una cuenta aparte cuando el cliente pague.
Cómo poner precios pensando en el impuesto sobre ventas
El impuesto que pagas es parte del costo de materiales
Si pagas el impuesto de los materiales como consumidor, el impuesto es un costo real. Ponle precio a los materiales con el costo que de verdad pagas, impuesto incluido, antes de aplicar el markup, igual que la guía para ponerle precio a un trabajo trata cualquier otro costo.
Ejemplo: En el tratamiento 1 de arriba, ignorar los $140 de impuesto le habría puesto al trabajo un precio $161 más bajo después del markup.
El impuesto que cobras no es ganancia
Si le cobras el impuesto al cliente, déjalo fuera de tus cuentas de ganancia: es dinero del estado que solo pasa por tu cuenta. Apártalo cuando el cliente pague, para que esté ahí cuando venza la declaración.
El impuesto sobre ventas en BuildWell
Pon tu tasa una vez y cámbiala por trabajo
En BuildWell, pones tu tasa de impuesto sobre ventas una sola vez en tus ajustes. Se aplica en tus presupuestos y en las facturas que salen de ellos. La puedes cambiar en cualquier presupuesto, para un trabajo en otra ciudad o un cliente exento.
Las reglas de tu estado deciden qué paga impuesto
BuildWell no decide si un trabajo paga impuesto en tu estado. Esa es una pregunta para las reglas de tu estado y tu asesor de impuestos.
¿Tienes dudas? Pregúntale al estado por escrito
Si no estás seguro de un trabajo, pregunta antes de facturar. Muchos departamentos de ingresos estatales contestan preguntas por escrito de los negocios. Una respuesta corta por escrito vale más que una suposición cuando un auditor te pregunta por qué el trabajo pagó impuesto de esa forma.
En resumen
El impuesto sobre ventas para contratistas depende de tu estado, del tipo de trabajo y de cómo está escrito el contrato. En algunos estados pagas el impuesto de los materiales y no cobras nada; en otros lo cobras; unos cuantos también gravan la mano de obra.
Para hacerlo bien:
- Busca la guía de tu estado para contratistas
- Contesta las siete preguntas de arriba
- Guarda tus certificados
- Maneja el impuesto de la misma forma en cada presupuesto y cada factura
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Preguntas frecuentes
01¿Los contratistas cobran impuesto sobre ventas en la mano de obra?
02¿Los contratistas pagan impuesto sobre ventas en los materiales?
03¿Qué es un certificado de reventa?
04¿Qué es el impuesto sobre el uso (use tax)?
05¿BuildWell calcula el impuesto sobre ventas?
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