Partida provisional (allowance)

Cómo funciona una partida provisional en un contrato

Una partida provisional (allowance) aparta un lugar en el precio del contrato para algo que el cliente todavía no escoge. En vez de esperar a que se escoja cada accesorio y cada acabado, pones una cantidad en dólares en el presupuesto, firmas el contrato y empiezas a trabajar. Cuando el cliente escoge, el precio del contrato se ajusta al costo real.

Cada partida provisional necesita tres cosas por escrito: la cantidad, lo que cubre y cómo se arreglan las diferencias. “Lo que cubre” quiere decir si la cantidad es solo para el material o para el material y la instalación, y si incluye el impuesto sobre ventas y la entrega. “Cómo se arreglan” quiere decir cómo se cobran los excedentes, si tu markup se les aplica y cómo se acreditan las cantidades que no se usan.

El ajuste se hace con una orden de cambio en cuanto se escoge, no en la factura final. La orden de cambio muestra la partida provisional, el costo real y la diferencia, y el cliente la firma antes de que hagas el pedido. Así el precio del contrato se mantiene al día y evitas un montón de sorpresas al final.

Las partidas provisionales son comunes para accesorios, lámparas, loseta, pisos, jaladeras de gabinetes y electrodomésticos: todo lo que tiene un precio que depende del gusto y que el cliente todavía no ha ido a ver. Sirven menos para cosas que afectan otro trabajo. Si una estufa cambia el acomodo de los gabinetes, esa decisión se debe tomar antes de firmar el contrato.

Tipos de partidas provisionales

Las partidas provisionales se escriben como suma global o como precio por unidad, y para el material solo o para el material y la mano de obra juntos.

Las partidas provisionales por unidad sirven para acabados con precio por área o por largo, donde se sabe la cantidad pero no el producto. Las sumas globales sirven para cosas que se cuentan una por una, como accesorios y electrodomésticos.

Escribe las partidas provisionales por unidad con la cantidad que suponen. “$6 por pie cuadrado para 120 pies cuadrados de loseta de piso” deja claro el total, y le muestra al cliente que un diseño que necesita más desperdicio puede cambiar la cantidad además del precio.

Por qué las partidas provisionales importan a las dos partes

Para contratistas

Las partidas provisionales te dejan firmar y programar un trabajo antes de que se tomen todas las decisiones. También traen riesgo: una partida provisional muy baja hace que tu oferta se vea más barata, pero prepara un pleito cuando lo que escoge el cliente cuesta el doble. Los excedentes son ingreso extra solo si el contrato dice cómo se cobran y documentas cada uno.

Para dueños de casa y clientes

Una partida provisional es un número para apartar el lugar, no una promesa de cuál será el precio final. Tus selecciones lo deciden. Cuando compares ofertas, revisa las partidas provisionales línea por línea; un contratista con partidas provisionales más bajas no es necesariamente más barato, solo es menos realista sobre lo que probablemente vas a escoger.

Pregunta qué se compra con cada partida provisional, y si incluye la instalación. Si ya sabes que quieres algo de gama más alta, dilo, para que la partida provisional quede más cerca de la realidad desde el principio.

Cómo fijar y cerrar partidas provisionales paso a paso

1. Haz una lista de todo lo que el cliente todavía no escoge: accesorios, loseta, pisos, jaladeras, electrodomésticos.
2. Ponle precio a cada cosa según lo que han escogido clientes parecidos, a los precios actuales de tus proveedores.
3. Escribe lo que cubre cada partida provisional: material o material y mano de obra, impuesto, entrega, y cómo se manejan los excedentes y los créditos.
4. Dale al cliente una fecha límite para escoger cada cosa, ligada a cuándo hay que pedirla.
5. Cuando el cliente escoja, compara el costo real con la partida provisional.
6. Haz una orden de cambio que muestre la partida provisional, el costo real, la diferencia y cualquier markup, y consigue la firma antes de hacer el pedido.
7. Lleva un registro de partidas provisionales al día y muestra el ajuste neto en cada factura por avance.

Dile al cliente qué se compra con cada partida provisional en términos prácticos: una llave de gama media, una loseta de porcelana básica. Esa idea compartida evita la mayoría de los pleitos por partidas provisionales antes de que empiecen.

También ayuda poner cada fecha límite de selección en el calendario del trabajo, para que una decisión tardía aparezca como un riesgo para el calendario antes de convertirse en un retraso.

Ejemplo de partidas provisionales con números

Digamos que un contrato de cocina incluye tres partidas provisionales de solo material, y dice que los excedentes llevan un markup de 10% y que los créditos se devuelven al costo.

Los excedentes suman $450 + $180 = $630. Con el markup de 10%, son $693. El crédito de $120 de la llave y el fregadero se descuenta al costo, así que la orden de cambio neta es $693 − $120 = $573, que se suma al precio del contrato.

Si la loseta que escoge el cliente es de formato grande y tarda más en colocarse, la mano de obra extra va como una línea aparte en la misma orden de cambio, porque estas partidas provisionales cubrían solo el material.

En la factura final, el precio del contrato ya incluye la orden de cambio de $573, y el registro de partidas provisionales muestra cada concepto cerrado, así que al final no queda nada por arreglar.

Errores comunes con las partidas provisionales

• Poner partidas provisionales bajas para que la oferta se vea más barata.
• No decir si una partida provisional incluye mano de obra, impuesto o entrega.
• No decir cómo se les pone markup a los excedentes ni cómo se devuelven los créditos.
• No dar fecha límite para escoger, así que las decisiones tardías atoran el calendario.
• Pedir lo que escogió el cliente antes de que esté firmada la orden de cambio.
• Esperar a la factura final para cuadrar todas las partidas provisionales de una vez.
• Olvidar que una selección de mejor calidad puede cambiar la mano de obra además del material.
• Dejar que una selección cambie el acomodo u otro trabajo sin ponerles precio a esos cambios también.

Una partida provisional realista, bien descrita y cerrada en cuanto se hace la selección casi nunca da problemas.