Contingencia

Cómo funciona una contingencia en construcción

Una contingencia es dinero apartado para costos que nadie puede ver cuando se fija el precio. En una remodelación, eso puede ser madera podrida bajo un piso, cableado que hay que cambiar, o una estructura que no está donde dicen los planos. En vez de hacer como que esos riesgos no existen, el presupuesto les pone un número.

Dónde queda la contingencia decide quién la controla. Si está en el presupuesto del dueño, el dueño la gasta, normalmente con órdenes de cambio. Si está en el precio del contratista, el contratista la usa para absorber los errores y las sorpresas que vienen con cualquier presupuesto. En los contratos de costo más honorarios y de precio máximo garantizado, la contingencia del contratista muchas veces aparece como una línea, y el contrato fija las reglas para usarla.

Una contingencia se va usando conforme salen los problemas. Cada uso se debe registrar con lo que pagó, para que todos puedan ver cuánto queda. Al final, el contrato decide qué pasa con lo que sobra: se queda con el dueño, se queda con el contratista o se reparte.

Una contingencia no es lo mismo que inflar los precios. Inflar esconde dinero extra en cada línea para que nadie lo vea; una contingencia es una cantidad declarada con reglas declaradas. Lo primero rompe la confianza cuando se descubre. Lo segundo la construye, porque el cliente puede ver el dinero y lo que pasa con él.

Tipos de contingencia

Un solo proyecto puede tener más de una. Una remodelación puede llevar una contingencia del dueño para condiciones ocultas y una contingencia del contratista para el riesgo del presupuesto, y se deben llevar por separado.

Por qué importa la contingencia

Para contratistas

Una contingencia protege tu margen de los problemas a los que no les puedes poner un precio exacto. Sin ella, cada sorpresa se vuelve una orden de cambio incómoda o una pérdida. En remodelaciones de casas viejas, también te da una forma tranquila de manejar lo que encuentras cuando se abren las paredes. Y te salva de tener que escoger entre absorber una pérdida y discutir con un cliente a medio trabajo.

Para dueños de casa y clientes

Un presupuesto de proyecto que incluye una contingencia es más honesto que uno que no la incluye. Si aparece madera podrida bajo el piso del baño, el dinero para arreglarla ya está planeado, y el trabajo no se para mientras lo buscas. Un presupuesto sin contingencia en una casa vieja es un presupuesto que probablemente se va a pasar.

Para prestamistas

Los prestamistas de construcción muchas veces buscan una línea de contingencia en el presupuesto del proyecto, porque un préstamo que se acaba antes de terminar la obra pone en riesgo tanto el proyecto como el préstamo.

Cómo fijar y manejar una contingencia

1. Haz una lista de los riesgos concretos del trabajo: la edad de la casa, trabajo detrás de superficies terminadas, planos incompletos, el suelo, el clima.
2. Calcula la contingencia según esos riesgos, en vez de usar el mismo porcentaje en cada trabajo.
3. Decide quién la tiene y escribe las reglas: quién puede usarla, para qué y quién tiene que aprobar cada uso.
4. Muéstrala como su propia línea en el presupuesto o en el contrato, aparte de las partidas provisionales.
5. Registra cada uso con el motivo, la cantidad y el saldo que queda.
6. Reporta el saldo con cada factura por avance o solicitud de pago (pay application).
7. Al cerrar el trabajo, arregla lo que sobra como diga el contrato.

Explicarle la contingencia al cliente desde el principio, antes de que algo salga mal, convierte la plática sobre una condición oculta en una actualización de rutina en vez de una negociación.

Cuando el saldo vaya bajando, avísale al cliente antes de que se acabe. Una nota corta diciendo que solo quedan $1,000, con la lista del trabajo que falta, le deja planear al cliente en vez de llevarse una sorpresa.

Ejemplo de contingencia con números

Digamos que el costo de construcción de una remodelación en una casa de los años 50 es $80,000, y el dueño acepta llevar una contingencia de 10%, $8,000, para un presupuesto total de $88,000.

Los tres usos suman $2,400 + $3,100 + $1,500 = $7,000, y quedan $1,000. Cada uno se documentó con una orden de cambio firmada. Como es una contingencia del dueño, los $1,000 se quedan con el dueño, y el trabajo cierra en $87,000. Como el saldo se reportó con cada factura por avance, el dueño siempre supo cuánto quedaba, y eso hizo que la mejora de las ventanas fuera una decisión fácil.

Del lado del contratista, digamos que el mismo contratista metió $3,000 de contingencia del contratista en el precio fijo para el riesgo del presupuesto. Si la cuadrilla se pasa $1,200 en la demolición, eso sale de los $3,000. Lo que sobre se vuelve ganancia, porque en un trabajo de precio fijo el riesgo y la recompensa son los dos del contratista.

Errores comunes con la contingencia

• Usar el mismo porcentaje de contingencia en cada trabajo, sea cual sea el riesgo.
• Gastar la contingencia en cambios de alcance sin una orden de cambio.
• Contar una contingencia visible como ganancia antes de que termine el trabajo.
• No decirle al cliente cuánto queda hasta que ya se acabó.
• Mezclar la contingencia con las partidas provisionales, así que no se puede seguir ninguna de las dos.
• Dejar que el contrato no diga quién se queda con el dinero que sobra.
• Dejar fuera la contingencia en un trabajo con incógnitas obvias, solo para mantener baja la oferta.

Una contingencia funciona cuando se calcula con honestidad, se maneja con reglas escritas y se reporta seguido. Si se trata como una caja chica para todo, causa más pleitos de los que evita.