Orden de cambio

Cómo funciona una orden de cambio

Todo contrato fija un alcance, un precio y un calendario. Una orden de cambio cambia uno o más de ellos por acuerdo. Empieza cuando alguien identifica un cambio: el cliente quiere una mejora, los planos no coinciden con la obra, o al abrir una pared aparece madera podrida o cableado que no cumple con el código.

Luego el contratista le pone precio al cambio. El trabajo agregado normalmente se cotiza igual que el presupuesto original: materiales, mano de obra, cualquier costo de subcontratistas y markup para costos indirectos y ganancia. El trabajo que se quita se vuelve un crédito. Algunos contratos fijan el método por adelantado, como precios unitarios fijos o un markup establecido para el trabajo de órdenes de cambio.

La orden de cambio describe el cambio, da el costo agregado o el crédito, indica el nuevo total del contrato y cualquier cambio en la fecha de terminación, y la firman ambas partes antes de empezar el trabajo. Las órdenes de cambio se numeran en orden, así que el total del contrato en cualquier momento es el precio original más o menos cada cambio aprobado.

Una vez firmada, la orden de cambio pasa a ser parte del contrato. Aparece en la siguiente factura por avance en su propia línea, y en los trabajos comerciales se agrega al desglose de valores. No factures cambios sin firmar hasta que se aprueben.

Tipos de órdenes de cambio

Las órdenes de cambio varían según quién las inicia y hacia dónde se mueve el precio. El papeleo es casi el mismo, pero la conversación no.

Quién paga las condiciones ocultas o los cambios que exige el código depende del contrato. Un buen contrato dice cómo se manejan las condiciones desconocidas antes de que alguien encuentre una. Algunos contratos comerciales también permiten que el dueño ordene seguir con el trabajo antes de acordar el precio, y el precio se arregla después.

Por qué importan las órdenes de cambio

Para contratistas

Una orden de cambio es la forma en que te pagan el trabajo fuera del alcance original. Sin una firmada, muchos contratos dicen que el trabajo extra no se paga, y aun donde podría pagarse, terminas discutiendo el precio después de hacer el trabajo. Las órdenes de cambio también protegen tu calendario: si un cambio agrega días, la nueva fecha de terminación queda por escrito.

Para dueños de casa y clientes

Una orden de cambio muestra lo que cuesta una decisión antes de tomarla. Los clientes pueden decir que no, escoger una opción más barata o ajustar otras partes del trabajo. El total acumulado evita que la cuenta final sea una sorpresa.

Para subcontratistas

Los subcontratistas deben conseguir una orden de cambio firmada del contratista general antes de hacer trabajo extra, aunque el dueño se los haya pedido directamente. El contrato del subcontratista es con el contratista general, y el contratista general necesita su propia orden de cambio del dueño para pasarle el costo.

Cómo manejar una orden de cambio paso a paso

1. Anótalo en cuanto surja un cambio, con fotos si es una condición oculta.
2. Describe el cambio en palabras sencillas: qué se agrega, se quita o se reemplaza, y dónde.
3. Ponle precio a partir de tus costos: materiales, horas de mano de obra y cotizaciones de subcontratistas, y luego el markup que permita tu contrato.
4. Indica el efecto en el calendario, aunque sea de cero días.
5. Muestra el nuevo total del contrato: el total anterior más o menos este cambio.
6. Consigue la firma del cliente antes de empezar el trabajo. Una firma electrónica en su celular sirve para la mayoría de los contratos.
7. Agrega el cambio a tu siguiente factura en su propia línea, y al desglose de valores si lo hay.

Cuando el trabajo de verdad no puede esperar, como un problema de seguridad o una fuga activa, consigue la aprobación del cliente por escrito ese mismo día, aunque sea por mensaje de texto, y haz que firme la orden de cambio formal lo antes posible.

Ejemplo de orden de cambio con la suma revisada del contrato

Digamos que un remodelador firma una remodelación de cocina y baño de $64,000. Durante el trabajo, el cliente aprueba tres órdenes de cambio:

• Orden de cambio 1: el cliente cambia las cubiertas de la cocina a cuarzo, +$2,850.
• Orden de cambio 2: hay que reemplazar el subpiso podrido debajo del baño, +$1,700, con 3 días más.
• Orden de cambio 3: el cliente quita una despensa empotrada, un crédito de −$1,200.

La orden de cambio 2 se cotiza a partir de los costos. Digamos que los materiales cuestan $460 y el trabajo lleva 12 horas de mano de obra a $75 la hora, o sea $900. Eso da $1,360, y el markup de 25% del remodelador agrega $340, para un total de $1,700.

La suma revisada del contrato es $64,000 + $2,850 + $1,700 − $1,200 = $67,350, un cambio neto de +$3,350. Si el cliente ya pagó $40,000 en pagos por avance, el saldo para terminar es $67,350 − $40,000 = $27,350, y cada factura posterior debe mostrar el total revisado, no los $64,000 originales.

Errores comunes con las órdenes de cambio

• Empezar trabajo extra con un sí de palabra y ponerlo por escrito después, o nunca.
• Describir el cambio de forma tan vaga que el cliente recuerda un alcance distinto.
• Dejar fuera el efecto en el calendario, y luego cargar con la culpa por terminar tarde.
• Olvidar mostrar el nuevo total del contrato, así que nadie lleva la suma acumulada.
• No dar créditos por el trabajo que se quita, lo que cuesta confianza cuando el cliente se da cuenta.
• Cobrar los cambios al costo o por debajo para tener contento al cliente, y luego perder dinero en el trabajo.
• Facturar trabajo de una orden de cambio antes de que esté firmada.

La mayoría de las disputas por órdenes de cambio son de memoria, no de dinero. Una orden de cambio corta y por escrito, con precio y firmada antes del trabajo, cambia la memoria por un documento que ambas partes pueden señalar.