Facturación por avance

Cómo funciona la facturación por avance

La facturación por avance divide el precio del contrato en partes y factura cada parte a medida que se gana. El contrato fija cómo se mide el avance, cada cuánto puedes facturar, cuánto tiempo tiene el cliente para pagar y si se guarda alguna retención. Todo lo demás sale de esas cuatro decisiones.

Cada factura por avance es un conteo acumulado de todo el contrato, no una cuenta aislada. Repite estas cifras cada vez:

• La suma original del contrato.
• Las órdenes de cambio aprobadas, sumadas o restadas, que dan la suma revisada del contrato.
• El trabajo terminado a la fecha, por etapa o por porcentaje.
• La retención guardada, si el contrato la pide.
• Lo facturado anteriormente.
• El monto a pagar en esta factura.
• El saldo que falta para terminar, incluida la retención.

Como cada factura repite los totales, un error o un pago que faltó aparece en la siguiente en vez de quedar escondido hasta el final. Facturar “a la fecha” en vez de “este periodo” también hace fáciles las correcciones: si el porcentaje del mes pasado fue muy alto, la cifra a la fecha de este mes lo corrige.

Tipos de facturación por avance

La mayor parte de la facturación por avance usa uno de tres métodos. Algunos trabajos los combinan, por ejemplo etapas para el contrato principal y tiempo y materiales para el trabajo extra.

La facturación por etapas es fácil de explicar y de comprobar, pero los montos quedan fijos al firmar el contrato, así que una brecha larga entre etapas significa una brecha larga entre pagos. La facturación por porcentaje terminado sigue el trabajo más de cerca pero lleva más papeleo, y en muchos trabajos comerciales el revisor del dueño revisa cada línea.

Por qué importa la facturación por avance

Para contratistas

La facturación por avance mantiene tu efectivo cerca de tus costos. En vez de financiar la mano de obra y los materiales de todo el trabajo y esperar un pago grande al final, cargas unas cuantas semanas a la vez. También limita el daño si un cliente deja de pagar a mitad del trabajo: lo que no te pagan es una factura, no todo el contrato.

Para dueños de casa y clientes

Los clientes pagan el trabajo a medida que se hace, lo que es más fácil de planear y de revisar. Un conteo acumulado claro muestra lo que se ha pagado, lo que han sumado las órdenes de cambio y lo que falta, así que la factura final no trae sorpresas.

Para prestamistas y dueños

Los prestamistas de construcción liberan el dinero en desembolsos según el trabajo terminado, así que la facturación por avance que coincide con su calendario de desembolsos se paga más rápido. En los trabajos comerciales, los dueños usan el desglose de valores y cada solicitud de pago para confirmar que no están pagando por delante del trabajo.

Cómo armar la facturación por avance paso a paso

1. Elige el método que le queda al trabajo y al cliente: etapas para la mayoría del trabajo residencial, porcentaje terminado para el trabajo comercial con desglose de valores.
2. Divide el contrato en etapas o en líneas del desglose de valores a partir de tu presupuesto, para que cada una refleje el costo real de ese trabajo más su parte de costos indirectos y ganancia.
3. Escribe en el contrato el calendario de facturación, el plazo de pago y cualquier retención.
4. Haz coincidir tus fechas de facturación con el ciclo de pagos del cliente, o con el calendario de desembolsos del prestamista si lo hay.
5. Factura el día en que se alcanza una etapa, o en la fecha acordada cada mes.
6. Muestra el conteo acumulado completo en cada factura, con cada orden de cambio en su propia línea.
7. Junta las renuncias de gravamen y el resto del papeleo requerido con cada factura, y lleva la retención como una cuenta por cobrar hasta que te la liberen.

Factura solo el trabajo que de verdad está hecho. Facturar por adelantado puede sentirse más seguro para tu efectivo, pero en los trabajos comerciales hace que te recorten las solicitudes de pago, y en los residenciales desgasta la confianza. Las reglas de mejoras para el hogar de algunos estados también tratan los pagos que se adelantan al trabajo, así que revisa las de tu estado.

Ejemplo de facturación por avance con números

Digamos que un contratista tiene un contrato de $90,000 para acondicionar un local comercial para un inquilino (tenant buildout), facturado cada mes por porcentaje terminado, con 5% de retención. En el segundo mes, el cliente aprueba una orden de cambio de $6,000 por trabajo eléctrico extra, lo que lleva la suma revisada del contrato a $96,000.

Al final del mes 1, el trabajo terminado a la fecha es de $27,000. La retención es de $1,350, así que vencen $25,650. Al final del mes 2, el trabajo terminado es de $58,000, incluida parte de la orden de cambio. La retención es de $2,900, así que lo ganado menos la retención es $55,100. Al restar los $25,650 ya facturados, quedan $29,450 por pagar.

Al final del mes 3, el trabajo está terminado en $96,000. La retención es de $4,800, así que lo ganado menos la retención es $91,200, y vencen $91,200 − $55,100 = $36,100. Después de la lista de pendientes y el papeleo de cierre, se factura la retención de $4,800.

Las cuatro facturas suman $25,650 + $29,450 + $36,100 + $4,800 = $96,000, la suma revisada del contrato. En la factura del mes 2, el saldo para terminar, incluida la retención, es $96,000 − $55,100 = $40,900, una cifra en la que ambas partes deben estar de acuerdo antes de que empiece el mes 3.

Errores comunes en la facturación por avance

• Cargar el calendario al principio, así que las primeras facturas van por delante del trabajo.
• Facturar montos “de este periodo” sin un total acumulado a la fecha, así que los errores se arrastran sin que nadie los note.
• Meter las órdenes de cambio en líneas que ya existen en vez de mostrarlas por separado.
• Olvidar restar la retención, u olvidar facturarla cuando el trabajo termina.
• Fijar etapas que el cliente no puede comprobar, como “50% terminado”, en un trabajo residencial.
• Perder la fecha de corte del cliente o del prestamista y esperar un ciclo completo para cobrar.
• Facturar trabajo de una orden de cambio antes de que esté firmada.

La facturación por avance funciona cuando cada factura es correcta, llega a tiempo y es fácil de revisar. El conteo acumulado es lo que lo hace posible, así que mantenlo en cada factura, de la primera a la última.