Solicitud de pago (pay application)

Cómo funciona una solicitud de pago

Una solicitud de pago (pay application) es una factura por avance que vuelve a presentar todo el contrato cada vez. En lugar de cobrar un solo monto, muestra cómo va cada línea del desglose de valores, cuánto se ha ganado a la fecha, cuánto se retiene, qué se pagó antes y qué se debe ahora.

La mayoría de los contratos fijan un ciclo mensual con una fecha de corte. Muchos contratistas generales les piden primero un borrador a los subcontratistas, que muchas veces se llama pencil copy (copia en lápiz), para acordar los números antes de firmar la versión formal. Luego la solicitud de pago formal va al arquitecto, al representante del dueño o al contratista general para que la revise.

En el formato de la AIA, el G702 Application and Certificate for Payment es la hoja de resumen. Va bajando por el precio original del contrato, el cambio neto por órdenes de cambio, el precio del contrato a la fecha, el total terminado y almacenado a la fecha, la retención, el total ganado menos la retención, los certificados de pago anteriores, el pago que se debe ahora y el saldo por terminar. También lleva la certificación firmada del contratista y un espacio para notarizar, que algunos dueños exigen.

El G703 Continuation Sheet tiene el detalle detrás de esos totales, una fila por cada línea del desglose de valores.

Quien revisa compara la solicitud de pago con la obra, muchas veces con un recorrido, y certifica el monto o lo baja. Luego el dueño paga el monto certificado en los tiempos del contrato.

En un trabajo con subcontratistas, los plazos se encadenan. Los subcontratistas le entregan primero al contratista general, el contratista general mete sus números en su propia solicitud de pago, y el dueño revisa la versión combinada. Un subcontratista que no llega al corte del contratista general normalmente tampoco llega al del dueño, y espera al siguiente ciclo.

Por qué la solicitud de pago le importa a cada parte

Para contratistas y subcontratistas

La solicitud de pago es la forma en que llega el dinero en la mayoría de los trabajos comerciales, y su exactitud marca el ritmo. Una solicitud limpia con los comprobantes correctos se certifica a la primera. Una con errores de cálculo, renuncias faltantes o porcentajes optimistas regresa, y el pago se puede atrasar un ciclo completo.

Para dueños y arquitectos

La solicitud de pago es el registro al día del contrato para el dueño. Como vuelve a presentar todo cada mes, el dueño puede ver de un vistazo qué se ha ganado, qué se está reteniendo y qué falta por terminar. La certificación del arquitecto le da al dueño una revisión de que los pagos van de acuerdo con el trabajo.

Para prestamistas

Cuando el proyecto está financiado, la solicitud de pago certificada muchas veces pasa a ser parte de la solicitud de desembolso (draw request) que el dueño le hace al prestamista. Los prestamistas se basan en ella, junto con su propia inspección y las renuncias de gravamen, antes de soltar los fondos del préstamo.

Cómo preparar una solicitud de pago paso a paso

1. Confirma la fecha de corte de cobro, los formularios requeridos y los comprobantes que el contrato o el dueño quiere con cada solicitud de pago.
2. Recorre la obra y anota el porcentaje terminado de cada línea del desglose de valores.
3. Agrega los materiales almacenados, con las facturas y la prueba de almacenamiento y de seguro que pide el contrato.
4. Agrega las órdenes de cambio aprobadas como líneas propias; deja fuera los cambios que no se han aprobado.
5. Saca los totales: terminado y almacenado a la fecha, menos la retención, menos los pagos anteriores.
6. Adjunta las renuncias de gravamen condicionales de tu compañía y, si se piden, de tus subcontratistas y proveedores.
7. Manda un borrador para revisión si el dueño o el contratista general lo acepta, y luego entrega la versión firmada antes del corte.

Ten abiertas las solicitudes de pago anteriores del trabajo mientras preparas la nueva. Cada nueva tiene que arrastrar exactamente los totales de la anterior, y la mayoría de los errores vienen de un número que no pasó bien.

Ejemplo de solicitud de pago con números

Digamos que un contratista va en su tercera solicitud de pago mensual de un contrato de $320,000, con $14,000 en órdenes de cambio aprobadas y 10% de retención. El trabajo terminado y almacenado a la fecha es de $201,000, incluidos $9,000 de materiales almacenados en la obra. Las dos primeras solicitudes de pago cubrieron $143,000 de trabajo, y al contratista le pagaron $128,700, que es $143,000 menos 10%.

Las cuentas: $320,000 + $14,000 = $334,000. La retención es el 10% de $201,000, o sea $20,100. $201,000 − $20,100 = $180,900, y $180,900 − $128,700 = $52,200 que se deben. El saldo por terminar es $334,000 − $180,900 = $153,100.

Ahora digamos que el arquitecto recorre la obra y encuentra una línea cobrada de más por $6,000. El total certificado baja a $195,000, la retención a $19,500 y el total ganado menos la retención a $175,500. El pago certificado es $175,500 − $128,700 = $46,800, que es $5,400 menos de lo que se pidió: el recorte de $6,000, menos los $600 de retención que se habrían guardado sobre él.

Si nada más cambia, la retención al terminar será el 10% de $334,000, o sea $33,400. Ese monto se cobra y se paga en el cierre, normalmente en una solicitud de pago final que se entrega con los documentos de cierre y las renuncias de gravamen finales.

Errores comunes con la solicitud de pago

• No llegar a la fecha de corte, así que la solicitud de pago espera al siguiente ciclo.
• Cobrar porcentajes que van más adelantados que el trabajo en la obra.
• Incluir órdenes de cambio que no se han aprobado por escrito.
• Totales que no se arrastran bien desde la solicitud de pago anterior.
• Cobrar materiales almacenados sin las facturas, la prueba de almacenamiento o el seguro que exige el contrato.
• Olvidar las renuncias de gravamen, la notarización u otros comprobantes que pidió el dueño.
• Calcular la retención sobre la base equivocada, como solo el trabajo de este periodo en vez del total terminado a la fecha.

Quienes revisan procesan muchas solicitudes de pago, y las que coinciden con la obra, cuadran y llegan completas son las que se pagan a tiempo.