Retención (retainage)

Cómo funciona la retención

La retención (retainage) se calcula en cada pago por avance, pero se va acumulando a lo largo del trabajo. En cada solicitud de pago, el cliente saca el valor del trabajo terminado a la fecha, retiene sobre ese valor el porcentaje de retención del contrato y resta lo que ya pagó. El monto retenido crece con cada cobro hasta que se libera al final.

El contrato fija el porcentaje y las condiciones para liberarla. Los porcentajes muchas veces quedan entre 5% y 10%. La retención normalmente se calcula sobre el trabajo terminado y sobre los materiales almacenados si se cobran. Puede aplicar a todo el contrato o reducirse cuando el trabajo llega a cierta etapa, muchas veces a la mitad.

La retención normalmente baja por la cadena. El dueño se la retiene al contratista general, y el contratista general se la retiene a cada subcontratista, muchas veces con el mismo porcentaje. Un subcontrato puede decir que la retención del subcontratista se libera solo cuando el contratista general recibe la suya, lo que puede significar que un subcontratista que terminó temprano espere hasta que se cierre todo el trabajo.

La liberación normalmente pasa en uno de dos pasos. Una parte, o casi toda, se puede liberar en la terminación sustancial, guardando un monto para cubrir la lista de pendientes (punch list). El resto sigue a la terminación final, cuando ya se entregó el paquete de cierre:

• Los pendientes de la lista terminados y aceptados.
• Los documentos de cierre entregados, como garantías, manuales y planos as-built.
• Las renuncias de gravamen finales del contratista y de sus subcontratistas y proveedores.
• En trabajos con fianza, el consentimiento por escrito de la afianzadora para el pago final.

Condiciones de retención que vas a ver en los contratos

Los contratos manejan la retención de unas cuantas formas comunes, y los detalles cambian cuánto dinero esperas y por cuánto tiempo.

Muchos estados ponen un tope a la retención en obra pública, y algunos también en obra privada. Muchos también fijan plazos para liberarla y, en algunos casos, intereses sobre la retención que se paga tarde. Las reglas cambian de un estado a otro y entre proyectos públicos y privados, así que revisa las leyes de pago puntual (prompt payment) y de retención de tu estado.

Por qué la retención le importa a cada parte

Para contratistas y subcontratistas

La retención es dinero que ya ganaste pero que todavía no puedes usar. En un trabajo de margen apretado, el monto retenido puede ser mayor que toda tu ganancia, lo que quiere decir que puedes estar financiando el trabajo hasta el cierre. Ponle precio a esa espera en tu oferta, y trata los papeles de cierre como parte del trabajo, no como algo para después.

Para dueños y clientes

La retención le da al dueño con qué presionar para que se termine la lista de pendientes y se entreguen los documentos de cierre. También es un colchón si el contratista abandona el trabajo o un subcontratista presenta un gravamen. Retener más de lo que permite el contrato, o retenerla mucho tiempo después de terminar, puede violar las reglas estatales de pago puntual.

Para contratistas generales

El contratista general retiene y a la vez espera retención. Llevar la cuenta de lo que le retiene a cada subcontratista contra lo que le retiene el dueño evita pagar retención que todavía no has recibido, o quedarte con la retención de un subcontratista cuando el dueño ya te liberó la tuya.

Cómo manejar la retención paso a paso

1. Antes de firmar, lee la cláusula de retención: el porcentaje, cualquier punto de reducción, las condiciones para liberarla y cómo pasa hacia los subcontratistas.
2. Revisa las reglas de retención y de pago puntual de tu estado para el tipo de trabajo, público o privado, y compáralas con el contrato.
3. Muestra la retención en cada factura o solicitud de pago como su propia línea: trabajo terminado a la fecha, retención guardada y monto que se debe ahora.
4. Lleva la retención guardada de cada trabajo como una cuenta por cobrar, con un total acumulado.
5. Pide por escrito cualquier reducción en cuanto el trabajo llegue a la etapa que dice el contrato.
6. Empieza temprano el paquete de cierre: garantías, manuales, planos as-built y renuncias de tus subcontratistas y proveedores.
7. Pide la liberación por escrito en la terminación sustancial y otra vez en la terminación final, y da seguimiento en las fechas que fijan el contrato o la ley estatal.

Los contratistas que recuperan la retención más rápido suelen ser los que tratan el cierre como una tarea programada con su propia fecha límite. Un trabajo terminado al que le faltan papeles puede tener la retención detenida por meses.

Ejemplo de retención con números

Digamos que un contratista general tiene un contrato de $240,000 para acondicionar un local para un inquilino (tenant improvement), con 10% de retención. Para el ejemplo, el contrato dice que no se retiene nada más sobre el trabajo hecho después de que el trabajo va en 50%. El contratista cobra cada mes sobre el trabajo terminado a la fecha.

Cada pago es lo terminado a la fecha, menos la retención guardada, menos lo que se pagó antes. En el mes 3, eso es $192,000 − $12,000 − $108,000 = $72,000. La retención deja de crecer en $12,000 porque el contrato deja de retener después de 50%.

Los cinco pagos suman $240,000: $54,000 + $54,000 + $72,000 + $48,000 + $12,000. Sin la reducción, la retención habría llegado a $24,000, el 10% del contrato completo, todo esperando el cierre.

Las mismas condiciones normalmente bajan por la cadena. Si el contratista general tiene un subcontrato de drywall de $80,000 con las mismas condiciones de retención, lo más que le puede retener a ese subcontratista es el 10% de los primeros $40,000 de trabajo, o sea $4,000. Si el subcontratista termina en el mes 3 pero su retención solo se libera cuando el dueño libera la del contratista general, el subcontratista también se queda esperando el cierre de todos los demás.

Errores comunes con la retención

• No ponerle precio en la oferta al costo de esperar la retención en trabajos largos.
• Dejar la retención fuera de las facturas, así que los registros del cliente y los tuyos no coinciden en lo que se debe.
• Olvidar pedir una reducción que el contrato permite.
• Firmar una renuncia de gravamen final antes de que de verdad te paguen la retención.
• Dejar pendientes los documentos de cierre cuando la cuadrilla se va, lo que atrasa la liberación.
• Aceptar un subcontrato que amarra la liberación al cierre de todo el proyecto sin saber cuánto podría tardar.
• Dar por perdida una retención que te deben en vez de darle seguimiento por escrito.

Es fácil perderle la pista a la retención porque aparece meses después del trabajo. Lleva una lista al día de cada trabajo con retención pendiente y la próxima fecha en que puedes pedirla.