Facturación por avance y anticipos para contratistas

En cualquier trabajo de más de unos cuantos días, la pregunta no es si te van a pagar, sino cuándo.

Si compras los materiales, le pagas a la cuadrilla cada semana y facturas solo al final, le estás prestando dinero al cliente durante todo el trabajo, sin intereses. Los anticipos y la facturación por avance lo arreglan porque hacen que los pagos vayan al paso del trabajo.

Esta guía explica:

• cómo fijar un anticipo
• las dos formas de organizar los pagos por avance
• cómo funciona la retención (retainage)
• qué hacer cuando un pago se atrasa

Dos ejemplos resueltos muestran los números de una remodelación de cocina de $42,000.

Por qué importan los anticipos y los pagos por avance

Flujo de efectivo, compromiso y menos riesgo

Tres razones, en orden de importancia:

1. Flujo de efectivo. Los materiales y la mano de obra se pagan conforme avanza el trabajo. Los pagos que llegan junto con el trabajo mantienen tu cuenta de banco por delante de tus costos, no por detrás.
2. Compromiso. Un cliente que ya pagó un anticipo tiene interés en que el trabajo siga según el calendario, y tú también.
3. Riesgo. Si algo sale mal a mitad del trabajo, una disputa o un cliente que deja de pagar, la facturación por avance limita cuánto de tu trabajo queda sin pagar en cualquier momento.

Cómo fijar el anticipo

El anticipo compra materiales y aparta la fecha

Un anticipo se paga al firmar, antes de empezar el trabajo. Por lo general cubre los materiales que hay que pedir, sobre todo los artículos hechos a la medida o de pedido especial, como:

• gabinetes
• ventanas
• cubiertas

También le aparta al cliente su lugar en tu calendario.

Primero revisa las reglas de anticipo de tu estado

Algunos estados regulan los anticipos en contratos de mejoras para el hogar. En California, el anticipo de un contrato de mejoras para el hogar no puede pasar del 10% del precio del contrato o $1,000, lo que sea menor.

Otros estados tienen sus propias reglas, y algunos no tienen ninguna. La junta de licencias de contratistas de tu estado es donde tienes que buscar.

Ajusta el anticipo a tus costos por adelantado

Donde la ley lo permita, fija el anticipo para cubrir lo que de verdad arriesgas por adelantado. En un trabajo con $15,000 de gabinetes de pedido especial, un anticipo que no cubre el pedido de gabinetes te deja financiando la cocina del cliente.

Si tu estado pone un tope, organízate alrededor del pedido

Si tu estado pone el tope del anticipo por debajo de eso, haz una de estas dos cosas:

• arma el primer pago por avance alrededor del pedido de materiales
• pide que el cliente compre directamente los artículos de pedido especial

Dos formas de facturar los pagos por avance

La facturación por etapas cobra en eventos que el cliente ve

El contrato enumera eventos, y cada uno activa un pago fijo:

• demolición terminada
• inspección de rough-in aprobada
• gabinetes instalados
• recorrido final

La facturación por etapas es lo normal en remodelaciones residenciales porque al cliente le resulta fácil verla y comprobarla.

Qué hace buena a una etapa

Las buenas etapas son:

• Visibles. El cliente puede ver que los gabinetes ya están puestos.
• Objetivas. “Inspección de rough-in aprobada” es un hecho. “La plomería ya casi está” es un pleito.
• Un poco cargadas al principio. Los pagos deben ir un poco por delante de tus costos, no por detrás, sin pasarte de lo que permite tu estado.

La facturación por porcentaje completado sigue un desglose de valores

En trabajos más grandes, la facturación por avance a menudo sigue un desglose de valores (schedule of values): el precio del contrato dividido en líneas, cada una con su propio valor. En cada periodo de facturación cobras el porcentaje completado de cada línea, menos lo que ya facturaste.

Una solicitud de pago (pay application) o una solicitud de desembolso (draw request) es la versión formal, común cuando un prestamista libera los fondos por desembolsos.

En una remodelación de casa, las etapas suelen ir mejor

La facturación por porcentaje completado es más precisa, pero lleva más papeleo y se presta a discutir los porcentajes. En la remodelación de una casa unifamiliar, las etapas suelen funcionar mejor.

Los prestamistas y los clientes comerciales a menudo exigen un desglose de valores.

Ejemplo resuelto: calendario por etapas para una cocina de $42,000

Cinco pagos en una cocina de $42,000

Ejemplo: Una remodelación completa de cocina con un precio de contrato de $42,000.

Cómo cuadra el calendario

• Partes: 10 + 25 + 25 + 25 + 15 = 100.
• Montos: 42,000 × 0.10 = 4,200; 42,000 × 0.25 = 10,500; 42,000 × 0.15 = 6,300.
• Total: 4,200 + 10,500 × 3 + 6,300 = 4,200 + 31,500 + 6,300 = 42,000.

Deja el pago final en 15%

El pago final, de 15%, es lo bastante grande para que el cliente tenga un motivo para esperar a que se termine la lista de pendientes (punch list). Y es lo bastante chico para que no cargues con la mayor parte del valor del trabajo hasta el final.

En California, pasa el anticipo con tope a etapas posteriores

En California, el anticipo de este trabajo tendría un tope de $1,000, porque el 10% de $42,000 es $4,200 y el tope es la cantidad menor.

Los $3,200 restantes de ese primer 10% pasarían a etapas posteriores, por ejemplo sumándolos al segundo pago: $10,500 + $3,200 = $13,700.

Lo que hace el calendario por tu flujo de efectivo

Ejemplo: Digamos que construir la cocina te cuesta $33,600, lo que deja $8,400 de ganancia sobre el precio de $42,000. Los costos son lo que has pagado hasta la fecha, y los gabinetes, de $12,000, se pagan al pedirlos.

Así queda tu cuenta de banco en cada etapa, suponiendo que cada pago llega poco después de facturarlo.

Cómo se comprueban los números del flujo de efectivo

• Los costos suben $2,000 por la demolición más $12,000 por los gabinetes, luego $7,000, $7,600 y $5,000: 2,000 + 12,000 + 7,000 + 7,600 + 5,000 = 33,600.
• Los pagos van sumando el calendario: 4,200, luego + 10,500 tres veces, luego + 6,300, hasta llegar a 42,000.
• La posición final, $8,400, es la ganancia del trabajo: 42,000 − 33,600.

Con una sola factura al final pones $33,600

Ahora compáralo con una sola factura al final. Para cuando los gabinetes y las cubiertas estuvieran puestos, ya habrías pagado $28,600 sin recibir nada, y para el recorrido final, $33,600.

Liga el segundo pago al pedido de gabinetes

El calendario por etapas te mantiene adelante en cada paso. El momento más apretado, $700 adelante después del pedido de gabinetes, muestra por qué la segunda etapa está ligada al pedido de gabinetes.

Ese pago existe para financiar la compra más grande del trabajo.

Ejemplo resuelto: facturación por porcentaje completado

Desembolso 1 de la misma cocina

Ejemplo: La misma cocina, facturada contra un desglose de valores, con un anticipo de 10% aplicado al primer desembolso.

Las cuentas: 3,000 + 8,000 + 14,000 + 7,000 + 4,000 + 6,000 = 42,000. Ganado: 3,000 + (8,000 × 0.75 = 6,000) + (14,000 × 0.25 = 3,500) = 12,500.

Resta el anticipo del primer desembolso

La retención le quita otros $1,250

Con una retención de 10%, el dueño se guardaría 12,500 × 0.10 = $1,250 hasta terminar el trabajo. Este desembolso sería entonces 12,500 − 1,250 − 4,200 = $7,050.

Cómo funciona la retención

La retención es dinero que se guarda hasta el final

La retención es un porcentaje de cada pago por avance, a menudo 5% o 10% en trabajos comerciales, que el dueño se guarda hasta que el trabajo está terminado.

Protege al dueño si el contratista deja el trabajo sin terminar. También significa que terminas el trabajo con dinero que todavía te deben.

Tres cosas que debe dejar claras una cláusula de retención

Si un contrato incluye retención:

• Asegúrate de que diga exactamente cuándo se libera la cantidad retenida, por ejemplo en la terminación sustancial o después de la inspección final.
• Incluye en el precio del trabajo el costo de esperar.
• Lleva las cantidades retenidas por separado para que no desaparezcan de tus cuentas por cobrar.

Algunos estados limitan los porcentajes de retención o fijan plazos para liberarla. Revisa las reglas de tu estado, sobre todo en obra pública.

Cómo poner el calendario de pagos en el contrato

Cuatro datos para cada pago

El calendario de pagos va en el presupuesto o contrato firmado, no en un correo que mandas después. Para cada pago, indica:

• El monto, en dólares o como porcentaje del contrato
• Lo que lo activa: la fecha, la etapa o el porcentaje completado
• Cuándo vence después de facturarlo, por ejemplo pago al recibir o dentro de 7 días
• Qué pasa si se atrasa: si el trabajo se detiene y si aplica un cargo por pago atrasado según el contrato

Escoge una regla para cobrar las órdenes de cambio

Las órdenes de cambio aprobadas también necesitan una regla de pago. O cobras cada una en la siguiente factura por avance después de que se firme, o la cobras completa al firmarla.

Escoge una y ponla por escrito.

Cómo explicarle el calendario al cliente

Explícalo cuando presentes el presupuesto

Los dueños de casa que nunca han remodelado tal vez no esperan pagar antes de que se termine el trabajo. Explica el calendario de pagos cuando presentes el presupuesto, no cuando llegue la primera factura por avance.

Tres puntos que el cliente entiende

Tres puntos suelen convencer:

• Cada pago corresponde a trabajo visible. Pagan cuando pueden ver el resultado de esa etapa: la cocina vieja fuera, la tarjeta de inspección firmada, los gabinetes en la pared.
• El anticipo compra sus materiales. Los gabinetes y las cubiertas de pedido especial se hacen para su cocina y no se pueden devolver. El anticipo o el primer pago por avance los paga.
• El último pago espera su aprobación. La parte final se paga después del recorrido final y la lista de pendientes, lo que le da al cliente con qué asegurarse de que el trabajo quede bien terminado.

El cliente que conoce el calendario paga a tiempo

Un cliente que entendió el calendario al firmar paga las facturas por avance sin sorpresas. Un cliente que se entera por una factura puede pensar que algo salió mal.

Cuando un pago por avance se atrasa

Un pago por avance atrasado es una señal de alerta. Actúa pronto.

Cuatro pasos cuando un pago se atrasa

1. Llama, no mandes correo. Un pago atrasado muchas veces significa una duda sobre el trabajo. Averigua cuál es.
2. Arregla lo que sea válido. Si algo está sin terminar o mal hecho, arréglalo, documéntalo y vuelve a mandar la factura.
3. Sigue tu contrato. Si el contrato te permite detener el trabajo por falta de pago, di claramente y por escrito cuándo se detiene el trabajo y qué hace falta para reanudarlo.
4. Protege tu derecho de gravamen. Muchos estados exigen un aviso preliminar al principio del trabajo para conservar el derecho a presentar un gravamen de construcción (mechanic’s lien), y todos los estados fijan plazos para presentarlo. Conoce los tuyos antes de necesitarlos.

La guía para cobrar más rápido explica con más detalle los calendarios de seguimiento.

Facturas proforma y solicitudes de desembolso

Algunos prestamistas piden un documento antes del pago

Algunos clientes, sobre todo los que pagan con un préstamo de construcción, necesitan un documento antes de que venza el pago para que su prestamista libere los fondos.

Una factura proforma muestra lo que viene

Una factura proforma sirve para eso: muestra lo que se va a facturar sin ser un cobro. El generador de facturas proforma te hace una en un minuto.

Anticipos y pagos por avance en BuildWell

Factura cualquier parte del presupuesto firmado

En BuildWell puedes facturar cualquier porcentaje de un presupuesto firmado como anticipo, y luego los pagos por avance y el saldo conforme avanza el trabajo.

Cada pago queda registrado contra su factura, así que tú y el cliente siempre ven lo que se ha pagado y lo que falta.

El cliente paga desde un enlace en su celular

El cliente paga desde un enlace en su celular:

• con tarjeta o transferencia bancaria a través de Stripe, si lo conectaste
• con los datos de Zelle, Venmo, Cash App, PayPal o cheque que pongas

Mantén los papeles al día

Muestra el total acumulado en cada factura

Cada factura por avance debe mostrar el panorama completo:

• el total del contrato
• las órdenes de cambio aprobadas
• los pagos recibidos
• lo que cobra esta factura

Cuando el cliente ve el total acumulado en cada factura, la cuenta final no trae sorpresas. Un pago que falta se nota de inmediato en lugar de al final del trabajo.

Lista de verificación

• Anticipo fijado dentro de los límites de tu estado y ligado a costos reales por adelantado
• Pagos por avance ligados a etapas visibles y objetivas
• Calendario de pagos por escrito en el contrato firmado
• Condiciones de retención, si las hay, con un momento claro de liberación
• Una regla para facturar las órdenes de cambio
• Un plan para pagos atrasados, que incluya los plazos de gravamen de tu estado

Con eso en su lugar, el dinero llega junto con el trabajo y terminas cada trabajo adelante en lugar de atrás.