Anticipo

Cómo funciona el anticipo de un contratista

El anticipo se paga al firmar el contrato o poco después, antes de que empiece el trabajo. Te aparta un lugar en el calendario y cubre los costos que tienes que pagar antes de empezar el trabajo, como materiales sobre pedido, permisos y movilización. En los contratos se le llama anticipo (deposit) o pago inicial (down payment).

El anticipo es parte del precio del contrato, no un cargo extra. Cuando se factura el trabajo, se aplica como crédito, ya sea contra la primera factura por avance o contra la final, y el contrato debe decir cuál. Un cliente que no ve adónde fue su anticipo va a preguntar.

Hasta que haces el trabajo, el anticipo es dinero que guardas a nombre del cliente. En la contabilidad en base devengada (accrual) normalmente se registra como un pasivo, muchas veces llamado anticipos de clientes o ingresos no devengados, y se vuelve ingreso a medida que se hace el trabajo. Aunque lleves una contabilidad más sencilla, planea como si tuvieras que devolverlo, y pregúntale a tu contador cómo registrarlo.

El contrato también debe cubrir la cancelación: cuánto del anticipo es reembolsable, qué costos puedes quedarte y de quién son los materiales sobre pedido que ya se compraron. Algunas ventas de mejoras para el hogar, como las que se hacen en la casa del cliente, vienen con un derecho legal a cancelar durante un plazo corto, y un anticipo cobrado durante ese plazo por lo general se tiene que devolver si el cliente cancela. Revisa las reglas de tu estado.

Tipos de anticipos y pagos por adelantado

Los contratistas usan varios tipos de pago por adelantado. Funcionan distinto, así que nombra en el contrato el que quieres decir.

Para pedir un anticipo o un pago de materiales muchas veces se usa una factura proforma, porque le muestra al cliente lo que está pagando antes de que se haga cualquier trabajo. Como sea que le llames al pago, el límite de anticipos de un estado todavía le puede aplicar en un contrato de mejoras para el hogar, así que no le cambies el nombre a un anticipo para darle la vuelta a un límite.

Por qué importan los anticipos

Para contratistas

Un anticipo limita tu exposición antes del primer pago por avance. Sin uno, pagas de tu bolsillo los gabinetes sobre pedido, los permisos y la preparación de un cliente que todavía se puede echar para atrás. También filtra a los clientes que no están listos para comprometerse.

Para dueños de casa y clientes

Un anticipo aparta un lugar en el calendario y hace que se pidan los materiales, pero también es dinero que se paga antes de que se vea cualquier trabajo. Los clientes deben saber cuánto se permite en su estado, qué cubre el anticipo, cómo se acredita y qué pasa si se cancela el trabajo. Pedir la mayor parte del precio por adelantado es una señal de alerta.

Para contratistas con varios trabajos a la vez

Los anticipos pueden hacer que el efectivo se vea más sano de lo que está. Si los anticipos de trabajos que vienen están pagando las cuentas de los actuales, un mes flojo de ventas te puede dejar sin poder terminar trabajos por los que los clientes ya pagaron una parte. Lleva los anticipos por trabajo, y no los gastes en costos que no tienen que ver con ese trabajo.

Cómo fijar y manejar un anticipo paso a paso

1. Revisa las reglas de mejoras para el hogar de tu estado para ver si hay un límite de anticipo y otros requisitos. California, por ejemplo, limita el pago inicial al 10% del precio del contrato o $1,000, lo que sea menor; otros estados tienen sus propias reglas o ninguna.
2. Calcula tu exposición antes del primer pago por avance: materiales sobre pedido, permisos y movilización.
3. Fija el anticipo para cubrir esa exposición, dentro de cualquier límite. Si el límite es menor que tu exposición, planea un pago por avance temprano ligado a trabajo que puedas terminar rápido.
4. Escribe en el contrato el monto, la fecha de vencimiento, las condiciones de reembolso si se cancela y cómo se acreditará el anticipo.
5. Manda una factura de anticipo o una factura proforma, y no pidas materiales especiales hasta que el pago del anticipo se haya cobrado.
6. Registra el anticipo por trabajo, separado de los ingresos ganados.
7. Muestra el anticipo como crédito en la factura donde se aplica, para que el cliente vea que se resta.

Si un cliente pide no dar anticipo, decide caso por caso. Un cliente comercial que repite y tiene un historial de pago limpio es un riesgo distinto al de un dueño de casa nuevo que pide materiales a la medida.

Ejemplo de anticipo con números

Digamos que un remodelador firma una remodelación de baño de $30,000 en un estado sin límite de anticipo. Antes de empezar, el remodelador tiene que comprar $5,400 de loseta sobre pedido y un mueble de lavabo a la medida, y espera $600 en costos de preparación y permisos. El contrato fija un anticipo de $6,000 para cubrir esos $5,400 + $600 = $6,000 de exposición, y dice que se acredita en la factura final.

A mitad del trabajo, el cliente hace un pago por avance de $12,000 en la instalación preliminar (rough-in) y aprueba una orden de cambio de $1,500 por un nicho en la regadera y accesorios de mejor calidad. La factura final aplica los dos pagos.

En California, el mismo contrato permitiría un pago inicial de no más de $1,000, porque el 10% de $30,000 es $3,000 y aplica la cifra menor. El remodelador necesitaría otra forma de cubrir los otros $5,000 de costos iniciales, como un pago por avance temprano ligado a trabajo terminado, y debería revisar también las reglas del estado sobre los pagos por avance.

Si el cliente del estado sin límite cancela después de que se pidieron los materiales, el contrato decide qué se reembolsa. Con este contrato, el cliente recibe los materiales sobre pedido y un reembolso del dinero de preparación que todavía no se gastó: $6,000 − $5,400 = $600.

Errores comunes con los anticipos

• Pedir más de lo que permite tu estado en un contrato de mejoras para el hogar.
• Gastar un anticipo en las cuentas de otro trabajo en vez de en los materiales que debía cubrir.
• Dejar fuera del contrato las condiciones de reembolso, así que una cancelación se vuelve una discusión.
• Pedir materiales especiales antes de que el pago del anticipo se haya cobrado.
• Olvidar acreditar el anticipo en la factura, así que el cliente cree que le están cobrando dos veces.
• Contar los anticipos como ganancia cuando llegan.
• Depender de un solo anticipo grande en vez de pagos por avance en un trabajo largo.

Un anticipo debe corresponder a un costo real, estar dentro de la ley y ser fácil de rastrear desde el día en que llega hasta la factura donde se aplica.