Aviso preliminar

Cómo funciona un aviso preliminar

En muchos estados, el aviso preliminar es el primer paso para proteger el derecho de gravamen. Le dice al dueño de la propiedad, y muchas veces también al contratista general y al prestamista de construcción, que estás poniendo mano de obra, materiales o equipo en el trabajo y que esperas que te paguen. Todavía no dice que alguien te deba dinero.

Quién tiene que mandarlo depende del estado. La regla normalmente va dirigida a quienes no tienen contrato directo con el dueño: subcontratistas, sub-subcontratistas y proveedores de materiales. En algunos estados, los contratistas que sí tienen contrato directo con el dueño también tienen que mandar avisos, y algunos estados eximen a ciertas partes o tipos de trabajo.

El contenido suele ser corto y muchas veces lo fija la ley. Un aviso típico incluye:

• El nombre y la dirección de tu compañía, y quién te contrató.
• El nombre del dueño, el contratista general y cualquier prestamista de construcción.
• La dirección de la propiedad o su descripción legal.
• Una descripción de la mano de obra, los materiales o el equipo que estás poniendo.
• En algunos estados, un cálculo del valor total de lo que vas a poner, y un texto de advertencia para el dueño fijado por ley.

Los plazos son lo que hace tropezar a la gente. Normalmente se cuentan desde el primer día en que pusiste mano de obra o materiales, no desde la fecha del contrato ni desde la primera factura. En algunos estados, un aviso mandado tarde todavía protege lo que pusiste dentro de cierto periodo antes de mandarlo, pero no nada anterior.

El aviso preliminar y otros avisos de gravamen

El aviso preliminar tiene distintos nombres: California usa un aviso preliminar de 20 días (20-day preliminary notice), Florida usa un Notice to Owner (aviso al propietario), y otros estados usan un aviso de suministro (notice of furnishing) o un aviso previo al gravamen (pre-lien notice). También es fácil confundirlo con los otros avisos que aparecen en un proceso de gravamen.

No todos los estados usan todos los avisos, y los plazos de cada uno cambian. Revisa la ley de gravámenes de tu estado para saber cuáles aplican en tu caso.

Por qué el aviso preliminar le importa a cada parte

Para subcontratistas y proveedores

En los estados que lo exigen, el aviso es el boleto de entrada al derecho de gravamen. Si no lo mandas o lo mandas tarde, puede que no puedas poner un gravamen aunque hayas hecho el trabajo y nunca te hayan pagado. Cuesta poco mandarlo y más adelante puede valer el monto completo del contrato.

Para dueños de casa y de propiedades

Un aviso preliminar te dice quién más está trabajando en tu propiedad y podría ponerle un gravamen. No es señal de problemas. Guarda cada uno y, antes de hacer un pago, pídele al contratista general las renuncias de gravamen de cada parte que te mandó un aviso.

Para contratistas generales y prestamistas

Los avisos muestran quién está en el trabajo y cuánto vale lo que hace. Un contratista general puede compararlos con su propia lista de subcontratistas y pedirle la renuncia a cada parte antes de pagar. Los prestamistas los usan para decidir de quién exigir renuncias antes de soltar un desembolso.

Cómo mandar un aviso preliminar paso a paso

1. Antes de empezar, averigua si el estado del trabajo exige un aviso a alguien en tu posición, y cuál es el plazo.
2. Consigue por escrito los datos del trabajo: el dueño legal, la dirección de la propiedad, el contratista general y el prestamista de construcción. Comprueba el dueño en los registros de la propiedad, no solo con lo que te dice el contratista general.
3. Usa el formulario fijado por ley si el estado tiene uno, y llena todos los campos requeridos, incluido cualquier valor calculado.
4. Anota el primer día en que pusiste mano de obra o materiales, porque el plazo normalmente corre desde ese día.
5. Manda el aviso a cada parte requerida por un medio que puedas comprobar, como correo certificado, con bastante tiempo antes del plazo.
6. Guarda una copia del aviso y la prueba de entrega en el expediente del trabajo.
7. Si tu alcance o el valor cambia mucho, averigua si tu estado pide un aviso actualizado.

Muchos contratistas mandan un aviso en cada trabajo donde se exige, como rutina. Así se evitan la decisión incómoda de si un cliente en particular se lo merece, y los papeles ya están hechos si alguna vez surge un problema de pago.

Ejemplo de aviso preliminar con números

Digamos que un proveedor de madera le vende un paquete de estructura a un subcontratista de estructura (framing) para una casa nueva, entregado en tres cargas. Para el ejemplo, digamos que el estado del trabajo tiene una regla según la cual un aviso tardío solo cubre los materiales entregados dentro de los 20 días antes de mandarlo, más todo lo que venga después. Los periodos y las reglas reales cambian, así que revisa la ley de tu estado.

El proveedor manda su aviso el día 30. Con la regla de arriba, el periodo llega hasta el día 10. La carga 2 del día 25 y la carga 3 del día 40 quedan cubiertas, así que $3,000 + $2,000 = $5,000 están protegidos. La carga 1 del día 1 queda fuera del periodo, así que $4,000 de los $9,000 totales no tienen protección de gravamen.

Si el subcontratista de estructura nunca paga, el proveedor puede poner un gravamen por $5,000 como máximo, y tiene que cobrar los otros $4,000 según las condiciones de la cuenta que tiene con el subcontratista. Si el aviso hubiera salido el día 2, los $9,000 completos habrían quedado protegidos.

Errores comunes con el aviso preliminar

• Contar el plazo desde el contrato o la primera factura en vez del primer día en la obra o la primera entrega.
• Poner al dueño equivocado, muchas veces un inquilino o quien el contratista general cree que es el dueño, en vez del dueño que aparece en el registro.
• Dejar fuera al prestamista de construcción cuando el estado exige avisarle.
• Mandarlo por correo normal o por email cuando el estado exige un medio de entrega que se pueda comprobar.
• No mandarlo a los clientes de siempre, y luego necesitar el derecho de gravamen en el único trabajo que sale mal.
• Tratar el aviso como una amenaza y pedir disculpas por él, en vez de explicar que es de rutina.

Casi todos se evitan con una lista corta en cada trabajo nuevo: quién tiene que recibir el aviso, para cuándo y cómo. Llénala el primer día, no cuando el primer pago ya viene atrasado.