Desglose de valores (schedule of values)

Cómo funciona un desglose de valores

Un desglose de valores (schedule of values) convierte el precio único de un contrato en una lista de partes que se pueden medir una por una. Lo prepara el contratista, normalmente justo después de firmar el contrato, y el dueño, el arquitecto o el contratista general lo aprueba antes del primer pago. De ahí en adelante, cada solicitud de pago se arma sobre él.

Cada línea nombra una parte del trabajo y le da un valor en dólares, el valor programado. Las líneas tienen que sumar exactamente el precio del contrato. En cada periodo de cobro, el contratista reporta cuánto de cada línea está hecho, como porcentaje o en dólares, y la suma de eso es el valor del trabajo terminado a la fecha.

Algunas líneas necesitan un trato especial:

• Condiciones generales y movilización: la supervisión en la obra, las instalaciones temporales y la preparación. Algunos dueños dejan que se cobren en proporción al tiempo en el trabajo; otros quieren que vayan amarradas al avance.
• Costos indirectos y ganancia: algunos dueños quieren que se repartan entre las líneas, otros quieren verlos en su propia línea. Sigue el contrato o pregunta.
• Compras grandes de materiales: dividir una línea en mano de obra y material hace más fácil cobrar los materiales entregados o almacenados antes de instalarlos, donde el contrato lo permite.
• Órdenes de cambio: cada cambio aprobado se vuelve una línea nueva, así que el contrato original y los cambios quedan separados.

En trabajos más grandes, cada subcontratista le entrega su propio desglose de valores al contratista general, y el contratista general los junta en el desglose que le da al dueño. Usar los mismos nombres de línea en esos niveles ahorra mucho trabajo de cuadrar cuentas cada mes.

Formas de organizar un desglose de valores

No hay un solo formato obligatorio. La estructura correcta es la que hace que el avance sea fácil de ver y de acordar.

Muchos desgloses combinan estructuras, por ejemplo oficios divididos por piso. En trabajos públicos y con algunos prestamistas, el formato lo fija el contrato o los formularios del dueño, así que revísalos antes de armar el tuyo.

Por qué el desglose de valores le importa a cada parte

Para contratistas y subcontratistas

El desglose de valores decide qué tan rápido te pagan. Un desglose que sigue la forma real en que avanza el trabajo te deja cobrar cada mes lo que hiciste sin discusiones. Uno vago, con unas cuantas líneas enormes, hace que cada solicitud de pago se vuelva una negociación sobre porcentajes.

Para dueños, arquitectos y prestamistas

Es la herramienta principal del dueño para asegurarse de que los pagos no se adelanten al trabajo. El arquitecto o el inspector del prestamista compara cada línea con la obra, y un desglose bien hecho hace que esa revisión sea rápida. También muestra lo que falta por terminar si alguna vez hay que reemplazar al contratista.

Para dueños de casa

En una remodelación, hasta un desglose de valores corto le dice al dueño de la casa qué compra con cada pago. Cambia “el segundo pago” por algo como “instalaciones preliminares (rough-in) terminadas e inspeccionadas”, que es más fácil de acordar.

Cómo armar un desglose de valores paso a paso

1. Revisa en el contrato el formato requerido, el nivel de detalle y si los costos indirectos y la ganancia se reparten o se muestran aparte.
2. Empieza desde tu presupuesto, agrupando los costos en líneas que sigan la forma en que el trabajo se va a hacer e inspeccionar.
3. Pon cada línea a su costo real más una parte justa de costos indirectos y ganancia, no en números redondos.
4. Divide las líneas grandes en mano de obra y material, o por área, para que el avance sea fácil de comprobar.
5. Agrega las condiciones generales y la movilización como líneas propias si el contrato lo permite.
6. Comprueba que las líneas sumen exactamente el precio del contrato, y luego entrégalo para aprobación con bastante tiempo antes del primer cobro.
7. Ya aprobado, agrega cada orden de cambio como una línea nueva con su propio número y valor.

Una vez aprobado, trata el desglose de valores como fijo. Mover dinero entre líneas más adelante normalmente necesita la aprobación del dueño, y quienes lo revisan se dan cuenta. Hacerlo bien desde el principio es más fácil que corregirlo a medio trabajo.

Ejemplo de desglose de valores con números

Digamos que un contratista tiene un contrato de $150,000 para acondicionar una oficina pequeña, planeado para cinco meses. Arma este desglose de valores a partir de su presupuesto y cobra al terminar el primer mes.

Los valores programados suman $150,000. Las condiciones generales se cobran al 20% porque ya pasó uno de cinco meses. Los valores terminados suman $36,900, que es el 24.6% del contrato. Esa cifra, menos la retención y los pagos anteriores, se vuelve la primera solicitud de pago. Con 10% de retención, para el ejemplo, el primer pago sería $36,900 − $3,690 = $33,210.

Ahora digamos que el contratista hubiera cargado el desglose al inicio, pasando $12,000 de pintura y acabados a demolición: demolición en $20,000, pintura y acabados en $3,000. El total sigue siendo $150,000, pero el mes 1 cobraría $48,900 por el mismo trabajo. Alguien que revise y compare la demolición con el resto del desglose probablemente lo marcaría.

En el mes 2, el dueño aprueba una orden de cambio de $3,200 por contactos adicionales. Entra como una línea nueva, lo que sube el precio del contrato a $153,200, mientras la línea original de electricidad se queda en $26,000.

Errores comunes con el desglose de valores

• Cargar de más las primeras líneas para adelantar dinero, lo que hace que rechacen los desgloses y desgasta la confianza.
• Usar unas cuantas líneas grandes que son difíciles de medir, así que cada cobro se vuelve un debate.
• Líneas que no suman exactamente el precio del contrato.
• Meter las órdenes de cambio dentro de las líneas originales, así que nadie puede rastrear qué cambió.
• Dejar fuera las condiciones generales o la movilización, así que esos costos no se pueden cobrar hasta que se terminen líneas posteriores.
• Armar el desglose con números redondos en vez de usar el presupuesto.

Un buen desglose de valores es aburrido: refleja el presupuesto, sigue el orden del trabajo y cuadra. Eso es lo que deja que las solicitudes de pago pasen a la primera.