Tiempo y materiales

Cómo funciona un contrato de tiempo y materiales

Un contrato de tiempo y materiales le cobra al cliente las horas trabajadas, con tarifas acordadas para cada tipo de trabajador, más los materiales que se usaron. No hay precio fijo para el trabajo; la factura refleja lo que de verdad tomó el trabajo.

La tarifa por hora hace la mayor parte del trabajo. A diferencia del costo más honorarios, donde los costos indirectos y la ganancia vienen como honorarios aparte, una tarifa de tiempo y materiales tiene que cubrir el salario del trabajador, la carga laboral como los impuestos de nómina y la compensación al trabajador, una parte de los costos indirectos y la ganancia. Si la tarifa solo cubre el salario, cada hora pierde dinero.

Los materiales se cobran al costo o con markup, como diga el contrato. El equipo propio se cobra con una tarifa fija por hora o por día; el equipo rentado, al costo o con markup. El contrato también debe cubrir los cargos mínimos, el tiempo de traslado, las horas extra y las tarifas fuera de horario.

El tiempo normalmente se cobra en bloques fijos, como cuartos de hora o medias horas, muchas veces con un cargo mínimo por visita. Di cuál, y si el traslado al trabajo y las vueltas para recoger materiales cuentan como tiempo facturable.

El cobro normalmente se hace al final de un trabajo corto, o cada semana en uno más largo. Cada factura se liga a las hojas de horas y a los recibos, para que el cliente pueda emparejar cada hora y cada pieza con el trabajo hecho.

Tipos de acuerdos de tiempo y materiales

La versión con monto máximo es la respuesta más común a la preocupación del cliente por una factura sin límite. Te detienes y pides aprobación por escrito antes de pasar el tope.

Sea cual sea la versión, el cliente debe saber las tarifas antes de que empiece el trabajo. Las tarifas escritas en el contrato o en la orden de trabajo, y no dichas por teléfono, son las que se sostienen después.

Por qué tiempo y materiales importa a cada parte

Para contratistas

Tiempo y materiales quita el riesgo de un precio fijo en trabajos que no puedes ver hasta que abres: fugas, diagnóstico de fallas, reparaciones en edificios viejos. A cambio, ganas la misma tarifa si la cuadrilla es rápida o lenta, así que la eficiencia beneficia al cliente, y cargas con el papeleo de comprobar cada hora.

Para dueños de casa y clientes

Pagas solo el trabajo hecho, sin el colchón que pone el contratista por el riesgo. El riesgo es una factura sin límite, que se controla con un monto máximo, hojas de horas diarias y actualizaciones regulares. Pide las tarifas y las condiciones por escrito antes de que empiece el trabajo.

Para administradores de propiedades y clientes comerciales

Los contratos de mantenimiento y servicio muchas veces se hacen por tiempo y materiales, con tarifas fijas para el año. El cliente recibe tarifas predecibles y un registro de cada visita; el contratista recibe trabajo constante sin tener que ponerle precio desde cero a cada llamada.

Cómo llevar un trabajo de tiempo y materiales

1. Arma cada tarifa por hora con el salario del trabajador, la carga laboral, una parte de los costos indirectos por hora facturable y la ganancia.
2. Escribe las condiciones: tarifas por tipo de trabajador, cargo mínimo, traslado, horas extra, markup de materiales y tarifas de equipo.
3. Acuerden un monto máximo y quién puede aprobar que se pase.
4. Lleva hojas de horas diarias que muestren quién trabajó, cuánto tiempo y en qué, y haz que las firme el cliente o su representante.
5. Guarda cada recibo de materiales y emparéjalo con el trabajo.
6. Detente y consigue aprobación por escrito cuando te vayas acercando al tope.
7. Factura con las hojas de horas y los recibos adjuntos.

En los contratos de precio fijo, poner tus tarifas de tiempo y materiales para trabajo extra hace que las órdenes de cambio sean más rápidas de cotizar y más difíciles de discutir.

En trabajos más largos, comparte el total acumulado con el cliente cada día o cada dos días. Un cliente que sabe cómo va la cuenta es mucho menos propenso a cuestionarla.

Ejemplo de tiempo y materiales con números

Digamos que llaman a un contratista para encontrar y reparar una fuga detrás de la pared de una regadera, por tiempo y materiales con un monto máximo de $1,500. El contrato pone a un técnico principal a $95 la hora, un ayudante a $60 la hora y un markup de 15% en los materiales.

El total es $570 + $360 + $276 = $1,206, que deja $294 por debajo del tope de $1,500. Si la reparación hubiera necesitado otro medio día, el contratista se habría detenido a pedir aprobación antes de seguir.

¿De dónde salen los $95? Digamos que el técnico gana $36 la hora y la carga laboral del contratista sobre ese salario sale en 30%, o $10.80, para un costo de $46.80. Los costos indirectos suman $18 por hora facturable, y el costo llega a $64.80. Los $30.20 que quedan son ganancia, más o menos el 32% de la tarifa. Una tarifa fijada en el salario de $36 habría perdido dinero en cada hora.

Errores comunes con tiempo y materiales

• Fijar las tarifas solo con el salario, sin la carga laboral, los costos indirectos y la ganancia.
• Trabajar sin monto máximo en un trabajo que el cliente espera que sea chico.
• Saltarse las hojas de horas diarias y luego tratar de reconstruir las horas a la hora de facturar.
• Cobrar traslado, mínimos o markup de materiales que el contrato no mencionaba.
• Pasarse del tope y pedir la aprobación después.
• Mezclar trabajo de tiempo y materiales con trabajo de precio fijo en una sola factura sin separarlos.
• Cobrar las horas de un ayudante a la tarifa del técnico principal, o poner trabajadores que no estuvieron en la obra.

Tarifas claras, un tope y registros diarios firmados hacen que el trabajo de tiempo y materiales sea de los más fáciles de cobrar.