Contrato de costo más honorarios (cost-plus)

Cómo funciona un contrato de costo más honorarios

Con un contrato de costo más honorarios (cost-plus), el cliente paga lo que de verdad cuesta el trabajo más unos honorarios para los costos indirectos y la ganancia del contratista. No hay precio fijo. El contratista cobra los costos conforme se generan, normalmente cada mes, con facturas, recibos, hojas de horas y subcontratos como respaldo, y suma los honorarios a cada cobro o en momentos fijos.

Todo depende de cómo se define el costo. El contrato debe decir qué es reembolsable: mano de obra de campo y a qué tarifa, materiales, subcontratos, renta de equipo, permisos y costos de la obra como contenedores de basura e instalaciones temporales. También debe decir qué no lo es, como los costos indirectos de la oficina central, que se supone que cubren los honorarios.

La mayoría de los contratos de costo más honorarios igual empiezan con un presupuesto, así que el cliente tiene un presupuesto aunque no haya precio fijo. Lo recomendable es reportar los costos reales contra ese presupuesto con cada cobro, para que los sobrecostos se vean mientras todavía hay tiempo de tomar decisiones.

El cobro normalmente lleva un ritmo: los costos del periodo, los honorarios ganados sobre ellos, cualquier retención (retainage) que fije el contrato y el presupuesto a la fecha. Algunos contratos pagan los honorarios en pagos fijos en vez de con cada cobro, lo que empareja el flujo de efectivo para las dos partes. De cualquier forma, el cliente debe poder seguir cada dólar de un cobro hasta un documento.

Tipos de contratos de costo más honorarios

La diferencia principal entre las versiones es cómo se fijan los honorarios y si hay un tope.

Algunos clientes desconfían de la versión con porcentaje porque el contratista gana más cuando el trabajo cuesta más. Las reglas de contratación federal no permiten para nada el sistema de costo más un porcentaje del costo. Unos honorarios fijos o un tope responden a esa preocupación.

Sea cual sea la estructura, los honorarios normalmente cubren los costos indirectos de la oficina central y la ganancia, mientras que la supervisión en la obra y las condiciones generales se cobran como costo. Algunos contratos meten la supervisión dentro de los honorarios. Cualquiera de las dos funciona si está por escrito; el pleito viene cuando no lo está.

Por qué el costo más honorarios importa a cada parte

Para contratistas

El costo más honorarios quita el riesgo de un precio fijo en trabajos a los que no se les puede poner un precio exacto: casas a la medida, remodelaciones con condiciones desconocidas, trabajos donde el dueño todavía está decidiendo. A cambio, hay más papeleo, cuentas abiertas y ninguna ganancia extra por cerrar debajo del presupuesto, a menos que el contrato reparta los ahorros.

El flujo de efectivo muchas veces es mejor que en un trabajo de precio fijo, porque cobras los costos poco después de generarlos en vez de esperar a una etapa del trabajo. Eso solo funciona si los cobros salen a tiempo y con todo el respaldo; un solo recibo que falte puede atorar todo el pago.

Para dueños de casa y clientes

Pagas lo que de verdad cuesta el trabajo, sin el colchón que pone el contratista por el riesgo. También cargas con el riesgo de los sobrecostos, y vas a tener que revisar los cobros y el respaldo. El costo más honorarios funciona mejor con un contratista de confianza, un presupuesto claro y reportes de costos regulares.

Cómo armar y llevar un trabajo de costo más honorarios

1. Escribe la definición de costo reembolsable, incluyendo las tarifas de mano de obra, cómo se cobra tu propio equipo y quién se queda con los descuentos y reembolsos de los proveedores.
2. Fija los honorarios: un porcentaje, una cantidad fija o una cantidad fija con tope.
3. Dale al cliente un presupuesto estimado y acuerden cada cuánto vas a reportar contra él.
4. Arma el costeo por trabajo por código de costo desde el primer día, para que cada recibo caiga en el trabajo correcto.
5. Cobra según el calendario acordado y con todo el respaldo.
6. Usa órdenes de cambio para los cambios de alcance, porque ajustan el presupuesto, los honorarios fijos o el tope.
7. Al cerrar el trabajo, cuadra los costos finales, los honorarios y cualquier reparto de ahorros.

En un trabajo de costo más honorarios, la administración es el trabajo. Un cliente que ve un respaldo ordenado cada mes casi nunca discute un cobro.

Acuerden también cuánto tiempo tiene el cliente para revisar y pagar cada cobro, y qué pasa con las partidas en disputa. Una forma práctica es pagar a tiempo la cantidad que no está en disputa y arreglar el resto aparte, para que un recibo cuestionado no detenga todo.

Ejemplo de costo más honorarios con números

Digamos que una remodelación se presupuesta en $150,000 de costos. El contratista y el cliente comparan unos honorarios de 15% con unos honorarios fijos de $22,500, que son el 15% del presupuesto. Condiciones inesperadas suben los costos reales a $162,000, todo dentro del alcance original.

Con honorarios de porcentaje, el sobrecosto también sube los honorarios: el 15% de $162,000 es $24,300. Con honorarios fijos, los honorarios se quedan en $22,500 y el cliente paga $184,500. Con los honorarios de porcentaje, el cliente paga $1,800 más por el mismo trabajo, y por eso muchos clientes prefieren honorarios fijos una vez que el alcance está bastante claro.

Con un precio máximo garantizado de $180,000, el cliente no paga más que el tope. El costo más los honorarios serían $184,500, así que el contratista absorbe los $4,500 que pasan del tope, y los honorarios efectivos bajan a $18,000. Si el sobrecosto hubiera venido de cambios que pidió el cliente, una orden de cambio habría subido el tope.

Errores comunes con el costo más honorarios

• Una definición de costo vaga, que deja la supervisión, el equipo y las herramientas chicas abiertos a discusión.
• Cobrar tu propio equipo sin tarifas acordadas.
• Ponerles markup a los subcontratos y además cobrar honorarios sobre ellos, sin que el contrato permita las dos cosas.
• Quedarte con los reembolsos de proveedores que según el contrato son del cliente.
• Cobrar sin respaldo, o con recibos de otros trabajos mezclados.
• Saltarse las órdenes de cambio porque “de todas formas es costo más honorarios”. Los cambios igual ajustan el presupuesto, los honorarios o el tope.
• No reportar contra el presupuesto hasta que ya se acabó el dinero.

El costo más honorarios depende de la confianza, y la confianza depende de los registros. Definiciones claras y un respaldo mensual en orden protegen a las dos partes.