Alcance del trabajo

Cómo el alcance del trabajo define lo que se va a hacer

El alcance del trabajo convierte una conversación sobre un proyecto en una lista que las dos partes pueden revisar. Responde tres preguntas: qué va a hacer el contratista, qué no va a hacer y qué estándar tiene que cumplir el trabajo terminado. El precio del contrato es el precio de esa lista, ni más ni menos.

En la mayoría de los trabajos residenciales, el alcance va dentro del presupuesto o la propuesta, y la propuesta firmada se convierte en el contrato. En los trabajos comerciales, muchas veces es un anexo del contrato, respaldado por planos y especificaciones. De cualquier forma, el alcance es parte del contrato y decide qué cuenta como trabajo adicional más adelante.

Un alcance completo normalmente cubre estas partes:

• Inclusiones: cada parte del trabajo, en el orden en que se va a hacer, con cantidades donde se puedan medir.
• Materiales: quién los suministra y la especificación, el modelo o la calidad donde importe.
• Exclusiones: trabajo que el cliente podría suponer que está incluido, pero no lo está.
• Partidas provisionales (allowances): artículos que todavía no se han escogido, con el monto que se incluye para cada uno.
• Condiciones desconocidas: cómo se cobrarán los daños ocultos o las sorpresas detrás de las paredes si aparecen.
• Condiciones de la obra: horario de trabajo, acceso, almacenamiento, protección de las áreas terminadas y limpieza diaria.
• Documentos: los planos, las selecciones y las especificaciones que sigue el trabajo, por nombre y fecha.

Cuando el alcance y los planos no coinciden, el contrato debe decir cuál manda. Sin ese orden de prioridad, un conflicto entre una nota en un plano y una línea de la propuesta se convierte en una discusión sobre lo que cada quien quiso decir.

Formas comunes de escribir el alcance del trabajo

No hay un solo formato. El correcto depende de qué tan bien definido esté el trabajo y de quién lo va a leer.

Muchos buenos alcances combinan formatos: una lista por partidas para el trabajo, una narración corta para las reglas de la obra y una referencia al juego de planos para los detalles.

Por qué el alcance del trabajo importa a cada parte

Para contratistas

El alcance protege tu precio. Uno claro te permite mostrarle al cliente, línea por línea, que lo que pide es trabajo nuevo y debe ir en una orden de cambio. Uno vago significa que haces el trabajo extra gratis o que discutes por él, y las dos cosas te cuestan más que el tiempo que toma escribir bien el alcance.

Para propietarios y clientes

El alcance es la forma de comparar ofertas y saber qué estás pagando. Dos precios por “un baño nuevo” no dicen mucho hasta que ves qué incluye cada uno. Un alcance detallado también te dice qué te toca comprar, decidir o arreglar a ti.

Para subcontratistas

El alcance que te da el contratista general decide de qué eres responsable. El trabajo que queda entre dos oficios, como los refuerzos (blocking) para accesorios o los resanes después de la instalación preliminar (rough-in), suele caerle a quien no lo excluyó por escrito.

Cómo escribir el alcance del trabajo paso a paso

1. Recorre la obra y mide antes de escribir nada, y documenta las condiciones existentes con fotos.
2. Anota el trabajo en el orden en que se hace, desde la protección y la demolición hasta los acabados y la limpieza.
3. Dale a cada línea una cantidad y una unidad, como pies cuadrados, pies lineales o unidades, siempre que el trabajo se pueda medir.
4. Indica quién suministra cada material, y anota el modelo, la calidad o la especificación cuando la elección cambie el precio.
5. Escribe exclusiones para todo lo que un cliente razonable podría suponer que está incluido.
6. Fija partidas provisionales para los artículos que no se han escogido y explica cómo se cobrarán las condiciones desconocidas.
7. Enumera los planos y las selecciones por nombre y fecha, y di qué documento manda si no coinciden.
8. Revisa el alcance con el cliente línea por línea antes de que firme.

Usa la misma estructura en cada trabajo. Una plantilla constante hace más difícil que se te olvide una sección, y los clientes aprenden a leer tus alcances rápido.

Escribe para la persona que firma, no para tu cuadrilla. Un cliente que no sabe qué significa “R&R” o “rough-in” no puede saber a qué se está comprometiendo. Usar palabras sencillas ahora te ahorra una larga conversación en la factura final.

Ejemplo de alcance del trabajo por partidas

Digamos que un remodelador pone precio a la renovación de un baño de pasillo. El cliente se queda con el inodoro que ya tiene y pone su propio mueble de lavabo (vanity). El material de azulejo de paredes y piso está cubierto por una partida provisional de $5 por pie cuadrado, que va incluida en las líneas de azulejo. El alcance queda así:

Las líneas cuadran: $1,600 + $1,450 + $1,760 + $810 + $450 + $650 = $6,720. Debajo de la tabla, el alcance enumera las exclusiones: cambiar la válvula de la regadera, el trabajo eléctrico, el vanity en sí y las reparaciones a la estructura o al contrapiso que se encuentren durante la demolición. Si aparece daño oculto, se le pondrá precio en una orden de cambio antes de seguir con el trabajo.

Ahora el alcance cumple su función. A mitad del trabajo, el cliente pide subir el azulejo de pared hasta el techo, lo que agrega 20 pies cuadrados. A la misma tarifa de $22, eso es 20 × $22 = $440, y el nuevo precio del contrato es $6,720 + $440 = $7,160. El cliente además escoge un azulejo de pared de $9. El excedente de la partida provisional en los 100 pies cuadrados de azulejo de pared es 100 × ($9 − $5) = $400, que se cobra más el markup que permita el contrato, si lo hay. Los dos cambios son fáciles de cotizar porque las líneas originales dicen claramente qué estaba incluido.

Errores comunes en el alcance del trabajo

• Escribir “remodelación completa del baño” o “según se necesite” en lugar de enumerar el trabajo real.
• Dejar fuera las exclusiones, y que el cliente suponga que los permisos, la pintura o el retiro del escombro están incluidos.
• Poner precio con base en planos sin anotar su fecha y luego construir con un juego más nuevo.
• Olvidar quién suministra los materiales, sobre todo en trabajos donde el cliente compra algunas cosas.
• No decir nada sobre condiciones ocultas en remodelaciones de casas viejas.
• Hacer trabajo extra por una petición de palabra sin orden de cambio, porque el alcance era demasiado vago para señalarlo.
• Copiar el alcance de un trabajo anterior sin compararlo con esta obra.

Casi todas las disputas sobre el alcance empiezan con una palabra que significaba una cosa para el contratista y otra para el cliente. Mide, enumera, excluye y consigue la firma.