Cómo escribir una propuesta de licitación que gane

Una propuesta de licitación es un documento de venta con un precio adentro. El precio importa, pero casi nunca es lo único que pesa el dueño de la casa. Cuando las ofertas no se arman sobre el mismo alcance, el número más bajo ni siquiera es una comparación justa.

Una propuesta que gana hace tres cosas:

• Hace que el cliente se sienta entendido.
• Hace que el alcance sea imposible de malinterpretar.
• Hace que decir que sí sea fácil.

Esta guía explica a qué trabajos meterles oferta, qué lleva una propuesta que gana, cómo presentar opciones y cómo dar seguimiento. Termina con una propuesta de ejemplo para un deck con tres opciones con precio. Si quieres un formulario listo, prueba el generador de propuestas de licitación gratis.

Licitaciones, cotizaciones, presupuestos y propuestas

Las palabras se enciman, y los clientes las usan sin mucho cuidado. En general:

• Un presupuesto es el precio que calculaste para el trabajo, que puede cambiar si cambian las condiciones.
• Una cotización es un precio fijo para un alcance definido, muchas veces para trabajos más chicos.
• Una licitación (bid) es un precio que presentas para competir por un trabajo, muchas veces contra un alcance definido por el dueño o por un arquitecto.
• Una propuesta envuelve el precio con todo lo demás que el cliente necesita para decidir: lo que entendiste del proyecto, el alcance, las opciones, el calendario, las condiciones y tus credenciales.

La propuesta envuelve tu presupuesto

En un trabajo residencial, una buena propuesta muchas veces lleva adentro un presupuesto detallado. La diferencia está en lo que lo rodea.

Paso 1: Califica el trabajo antes de meterle oferta

Una propuesta para una remodelación de $40,000 puede llevarte un día completo. Antes de gastarlo, pregúntate:

• ¿Va con tu oficio y tu cuadrilla? El trabajo fuera de tus fuertes es más arriesgado de presupuestar.
• ¿Cabe en tu calendario? Puede que el cliente no espere un trabajo que no puedes empezar en tres meses.
• ¿El cliente está listo? Un presupuesto de su parte, una fecha y alguien que toma la decisión son señales de que el trabajo es real.
• ¿Puedes sacar tu margen? Si el dinero del cliente no alcanza para el trabajo a tu precio, díselo pronto y con amabilidad.

Decir que no te deja tiempo para buenas ofertas

Decirles que no a los trabajos equivocados te deja tiempo para hacer bien las ofertas de los correctos.

Paso 2: Repite la meta del cliente

Empieza la propuesta con un párrafo corto en las palabras del cliente, no en las tuyas.

Ejemplo: “Quieren un deck lo bastante grande para una mesa de ocho, que necesite poco mantenimiento y que esté terminado antes de la fiesta de graduación de su hija en junio.”

Sus palabras demuestran que escuchaste

Demuestra que escuchaste. También acomoda todo lo que sigue alrededor de lo que les importa.

Paso 3: Define el alcance con precisión

El alcance del trabajo es donde las propuestas se ganan y se pierden. Un alcance preciso hace dos cosas:

• Hace que tu precio se pueda defender.
• Deja al descubierto las ofertas más flacas.

Detállalo para que el cliente compare

Si tu propuesta dice “incluye permiso, zapatas según el código, colgadores de vigueta, sujetadores ocultos y retiro de escombro”, el cliente les va a preguntar a los otros contratistas si la suya también lo incluye.

Las cuatro partes de todo alcance

Incluye:

• Inclusiones: cada parte del trabajo, con el detalle suficiente para comparar.
• Exclusiones: lo que no está incluido. “No incluye instalación eléctrica para luces ni contactos.”
• Partidas provisionales (allowances): montos para cosas que todavía no se escogen.
• Supuestos: “Se supone que hay acceso libre para meter los materiales desde la entrada de autos.”

La guía de presupuestos explica a detalle el alcance, la cuantificación de materiales y los precios.

Paso 4: Ofrece opciones

Un solo precio provoca una sola pregunta: ¿sí o no? Dos o tres opciones cambian la pregunta a “¿cuál?”. Ahora el cliente escoge entre tus versiones del trabajo y no entre tú y otro contratista.

Haz que cada opción sea un trabajo completo

Haz que cada opción sea un alcance completo que se pueda construir. Un buen patrón:

• Una base sólida que cumple la meta del cliente sin extras.
• Una versión mejor con las mejoras que mencionó el cliente.
• Una versión premium con todo lo que pidió y lo que tú recomendarías.

Ponle precio a cada opción con el mismo cuidado

Ponle precio a cada opción con el mismo cuidado. Una opción a la que le pusiste precio a la ligera es una pérdida esperando a que el cliente la escoja.

La guía para ponerle precio a un trabajo explica el método. La guía de markup vs. margen te enseña a revisar que cada opción siga llevando tu margen.

Paso 5: Muestra calendario, condiciones y pruebas

Calendario: cuándo empiezas y cuánto dura

Di cuándo puedes empezar y cuánto se espera que dure. Si el clima o los tiempos de entrega de los materiales lo afectan, dilo.

Condiciones de pago: sigue las reglas de tu estado

Anota el anticipo, los pagos por avance y el pago final, dentro de las reglas de tu estado. Algunos estados ponen un tope a los anticipos de mejoras al hogar.

En California, un anticipo no puede pasar del 10% del precio del contrato o de $1,000, lo que sea menor.

Garantía: la tuya y la del fabricante

Di qué garantizas y por cuánto tiempo, y qué cubren las garantías del fabricante. La entrada de garantía en el glosario explica la diferencia.

Pruebas: solo trabajo y referencias reales

Muestra pruebas que el cliente pueda revisar:

• Tu número de licencia, donde se pida
• Comprobante de seguro
• Fotos de trabajos parecidos que de verdad hiciste

Si clientes anteriores aceptaron ser referencias, ofrece sus datos de contacto. Nunca inventes referencias, comentarios de clientes ni reseñas.

Paso 6: Haz que sea fácil decir que sí

• Fecha de vencimiento. Treinta días es un plazo común. Te protege de los cambios de precio y le da al cliente una razón para decidir.
• Una forma clara de aceptar. Una línea de firma o, mejor, un enlace que el cliente pueda abrir y firmar en su celular en cuanto decida.
• Los siguientes pasos. “Una vez firmada y recibido el anticipo, la solicitud del permiso se presenta en un plazo de tres días hábiles.”

Ejemplo resuelto: una propuesta de deck con tres opciones

Ejemplo: El cliente quiere un deck de 12 por 16 pies saliendo de la puerta de atrás, 192 pies cuadrados.

Los precios de abajo son cifras de ejemplo para ilustrar, no precios del mercado. Ponles precio a tus opciones con tus propios costos.

Revisa el precio por pie cuadrado

Las comprobaciones: la opción A sale a 9,600 ÷ 192 = $50 por pie cuadrado, y la opción B a 13,440 ÷ 192 = $70. La opción C es la opción B más $2,460 en mejoras: 13,440 + 2,460 = 15,900.

Cada opción es un deck completo

Cada opción es un deck completo, no una lista de extras:

• La opción A cumple la meta.
• La opción B responde a lo de “poco mantenimiento” que pidió el cliente.
• La opción C agrega lo que tú recomendarías para un deck que se usa de noche.

Cómo revisar el margen de cada opción

Antes de mandar la propuesta, revisa que cada opción lleve tu margen. Supón que tus costos completos (materiales, mano de obra, costos indirectos y permiso) suman $7,500 para la opción A, $10,600 para la opción B y $12,400 para la opción C.

Las comprobaciones: 9,600 − 7,500 = 2,100, y 2,100 ÷ 9,600 = 0.219. 13,440 − 10,600 = 2,840, y 2,840 ÷ 13,440 = 0.211. 15,900 − 12,400 = 3,500, y 3,500 ÷ 15,900 = 0.220.

Márgenes parejos: cualquier opción te conviene

Las tres quedan cerca, así que a tu negocio no le importa cuál escoja el cliente. Si una opción hubiera salido en 12%, sería la mejor oferta de la hoja para el cliente. También sería la que menos querrías construir.

Lo demás que va alrededor de la tabla

La propuesta alrededor de la tabla incluiría:

• La meta del cliente en un párrafo
• Lo que incluyen todas las opciones: permiso, zapatas, estructura según el código, herrajes, limpieza y retiro de escombro
• Exclusiones: “No incluye circuitos eléctricos nuevos; la opción C usa un contacto exterior que ya existe.”
• Calendario: “Empieza dentro de las dos semanas siguientes a la aprobación del permiso; de cuatro a seis días hábiles en la obra, si el clima lo permite.”
• Condiciones de pago: anticipo al firmar dentro de los límites de tu estado, un pago por avance después de la inspección de la estructura y el saldo al terminar
• Garantía sobre la mano de obra, y la garantía del fabricante del piso para las opciones B y C
• Fotos de decks que has construido
• Fecha de vencimiento y una línea de firma para la opción escogida

Una plantilla de presupuesto de decks y cercas te da las partidas detrás de cada opción. La página de construcción de decks explica cómo presupuestan los que construyen decks.

Preséntala, no nada más la mandes

Cuando puedas, repasa la propuesta con el cliente en lugar de mandarla por correo sin más. Diez minutos en la mesa de la cocina, o en una videollamada, te dejan:

• Explicar por qué la opción B usa sujetadores ocultos.
• Contestar la pregunta del barandal antes de que se vuelva una duda.
• Señalar lo que está en tu alcance y quizás no en el de otro.

Si el cliente está listo, puede firmar ahí mismo.

Si tienes que mandarla, agrega una nota

Si tienes que mandarla, agrega una nota corta arriba: la opción que recomiendas y por qué, en dos o tres frases. No dejes que el cliente tenga que descifrar solo las diferencias entre las opciones.

Cómo hacer una oferta sobre el alcance de otro

Cuando un arquitecto, un diseñador o un contratista general te da el alcance, tu trabajo cambia. El alcance está fijo, así que:

• Ponle precio exactamente como está escrito.
• Anota los supuestos que tuviste que hacer.
• Señala lo que parezca faltar o no esté claro en una nota corta y aparte, en lugar de rodearlo en silencio con el precio.

Responde cada línea, a tiempo

Responde cada punto del formulario de licitación, a tiempo y en el formato que piden. Una oferta que se salta una línea o llega tarde muchas veces se hace a un lado antes de que lean el precio.

Paso 7: Da seguimiento

Una propuesta que se queda en silencio no siempre es un rechazo. Puede que el cliente esté ocupado, comparando ofertas o esperando a su pareja.

• En dos o tres días: confirma que la recibió y pregúntale si tiene dudas.
• Una semana después: ofrécele repasar las opciones, en persona o por teléfono.
• Antes de que venza: una nota corta con la fecha de vencimiento.

Cada seguimiento debe aportar algo

Cada seguimiento debe aportar algo: una respuesta, una foto de un deck parecido, un dato sobre tu disponibilidad. “Nada más para saber cómo va” no aporta nada.

Cuando pierdes una licitación

Pregunta por qué, con educación. “Gracias por tomarme en cuenta. ¿Me podría decir qué fue lo que decidió?”

La respuesta te dice qué mejorar

Las respuestas te dicen cuál de estas cosas necesita trabajo:

• Tu precio
• Tu alcance
• Tu rapidez
• Tu presentación

Compara alcances con la oferta ganadora

Si la oferta ganadora fue mucho más baja, compara los alcances si el cliente te los comparte. Muchas veces vas a encontrar algo que dejaron fuera.

Errores que debes evitar en una propuesta

• Un precio sin alcance. El cliente compara números, y el tuyo no es el más bajo.
• Exclusiones vagas. Todo lo que no está excluido se puede alegar que está incluido.
• Demasiadas opciones. Con tres sobra.
• Entrega lenta. Una propuesta que llega una semana después del recorrido compite con una que llegó a la mañana siguiente.
• Sin fecha de vencimiento. Los precios viejos regresan a perseguirte.
• Pruebas inventadas. Las reseñas falsas o las fotos prestadas acaban con la confianza en cuanto alguien las nota.

Propuestas con BuildWell

BuildWell arma un presupuesto detallado a partir de una descripción del trabajo. Les pone precio a los materiales con tiendas cerca del trabajo, revisados en los últimos 30 días, con la mano de obra a partir del salario mediano de tu área metropolitana más tus costos indirectos y markup.

Manda un enlace que el cliente firma

Con BuildWell puedes:

• Adjuntar fotos del trabajo y renders de antes y después.
• Agregar tus condiciones.
• Mandarlo como un enlace que el cliente lee y firma en su celular desde el portal del cliente.

Ves cuándo lo abre, y eso te dice cuándo darle seguimiento.

Lleva un registro de cada oferta

Con el tiempo, lleva un registro sencillo de cada propuesta:

• Fecha de envío
• Opciones
• Precio
• Resultado
• Cuando pierdes, la razón que te dieron

Después de una docena de ofertas aparecen patrones. Te dicen mucho más sobre lo que gana en tu mercado que cualquier suposición.

Lista de revisión

• El trabajo está calificado antes de meterle oferta
• La meta del cliente está repetida en sus palabras
• Alcance con inclusiones, exclusiones, partidas provisionales y supuestos
• Dos o tres opciones completas y con precio
• Calendario, condiciones de pago, garantía y pruebas reales de trabajo
• Fecha de vencimiento y una forma fácil de firmar
• Fechas de seguimiento en tu calendario