Fianza de licitación (bid bond)

Cómo funciona una fianza de licitación

Una fianza de licitación es una promesa entre tres partes. El fiado (principal) es el licitante. El beneficiario (obligee) es el dueño o la agencia pública que pide las ofertas. La afianzadora (surety) es la compañía que garantiza que el licitante cumplirá su palabra. Si el licitante gana y después no firma el contrato o no puede entregar las fianzas de cumplimiento y de pago que se exigen, el dueño puede presentar un reclamo contra la fianza de licitación.

Los documentos de licitación fijan el monto de la fianza, llamado suma penal (penal sum), por lo general como un porcentaje de la oferta o como una cantidad fija en dólares. La suma penal es lo máximo que pagará la afianzadora, no una cuota. La fianza también trae un plazo integrado: normalmente las ofertas no se pueden retirar durante un periodo, después de la apertura de ofertas, que fijan los documentos de licitación, y el ganador tiene que firmar y entregar sus fianzas dentro de un plazo determinado después de la adjudicación.

Cuánto puede cobrar el dueño depende de la redacción de la fianza y de la ley. Algunas fianzas limitan lo que se recupera a la pérdida real del dueño, que muchas veces es el costo extra de adjudicar el trabajo al siguiente licitante, hasta la suma penal. Otras dan por perdida la suma penal completa. Lee el formulario de la fianza que viene en el paquete de licitación antes de firmarlo.

Una fianza de licitación no es un seguro para el licitante. Si la afianzadora le paga al dueño, va a buscar que tú le pagues de vuelta con base en el acuerdo de indemnización que firmaste tú, y muchas veces los dueños de la compañía en lo personal, cuando la afianzadora te aceptó. El verdadero valor de la fianza de licitación para el dueño es la revisión que hace la afianzadora: una afianzadora que emite tu fianza de licitación está indicando que espera emitir tus fianzas finales si ganas.

La fianza de licitación y otras formas de garantía de oferta

Los documentos de licitación normalmente dicen qué formas de garantía de oferta aceptan. La fianza de licitación es la más común en la obra pública, pero no siempre es la única opción.

Algunos paquetes de licitación también piden una carta de la afianzadora que diga que entregará las fianzas de cumplimiento y de pago si ganas. Sigue las instrucciones al pie de la letra. Una oferta con la forma de garantía equivocada, una fianza sin firmar o una fianza por el monto incorrecto puede rechazarse por no cumplir con los requisitos (nonresponsive).

Por qué la fianza de licitación importa a cada parte

Para contratistas

La fianza de licitación es tu entrada al trabajo afianzado, y te obliga a sostener tu número. Si encuentras un error después de la apertura de ofertas, te toca una decisión difícil: hacer el trabajo con pérdida, o retirarte y arriesgarte a un reclamo que tu afianzadora va a esperar que le pagues. De cualquier forma, tu afianzadora se va a dar cuenta, y conseguir fianzas en el futuro puede volverse más difícil.

Para dueños y agencias públicas

La fianza de licitación filtra a los licitantes que no podrían conseguir fianza para el trabajo completo y protege al dueño si el ganador se echa para atrás. Sin ella, el dueño podría tener que volver a licitar el proyecto o adjudicarlo a un licitante más caro sin recuperar la diferencia.

Para contratistas pequeños que empiezan en la obra pública

Tu primera fianza de licitación normalmente es la que más trabajo cuesta. La afianzadora está evaluando el trabajo completo, no solo la oferta, así que espera preguntas sobre tus estados financieros, tus trabajos en curso y tu experiencia en trabajos de este tamaño.

Cómo conseguir y usar una fianza de licitación paso a paso

1. Busca un agente de fianzas que trabaje con contratistas antes de necesitar una fianza, y compártele tus estados financieros, tu historial de trabajos y tu carga de trabajo actual.
2. Busca en los documentos de licitación el monto de la fianza, el formulario requerido, el periodo en que no se puede retirar la oferta y el plazo para entregar las fianzas finales después de la adjudicación.
3. Confirma con tu agente que la afianzadora respaldará las fianzas finales de cumplimiento y de pago al precio de tu oferta.
4. Pide la fianza de licitación con tiempo, y dale al agente el nombre del proyecto, el dueño, la fecha de la licitación y el monto estimado de tu oferta.
5. Revisa dos veces tu cuantificación de materiales (takeoff) y tus precios, idealmente con otra persona que revise las líneas más grandes.
6. Antes de entregar, revisa que la fianza esté firmada por ti y por la afianzadora, que use el formulario correcto y que nombre al dueño y al proyecto correctos.
7. Si ganas, entrega el contrato firmado y las fianzas finales antes del plazo que fijan los documentos de licitación.

Si descubres un error grave después de la apertura de ofertas, llama de inmediato a tu agente de fianzas y a un abogado de construcción. Algunos estados tienen procedimientos para retirar una oferta por un error de escritura evidente, pero vienen con condiciones y plazos estrictos, así que revisa las reglas de tu estado antes de suponer que uno aplica.

Ejemplo de fianza de licitación con números

Digamos que un contratista presenta la oferta más baja, de $480,000, en un proyecto de un edificio municipal. Como ejemplo, los documentos de licitación exigen una fianza de licitación igual al 10% del monto de la oferta, así que la suma penal es $480,000 × 10% = $48,000. El contratista gana la adjudicación y luego se niega a firmar el contrato.

El dueño adjudica el trabajo al licitante con el siguiente precio. Lo que pierde el dueño es más o menos la diferencia entre las dos ofertas, y la tabla muestra dos versiones de esa siguiente oferta.

En el primer escenario, la diferencia es $505,000 − $480,000 = $25,000, menos que la suma penal de $48,000. Con una fianza limitada a la pérdida real del dueño, el reclamo sería de unos $25,000. Con una fianza que da por perdido el monto completo, podría ser de $48,000. En el segundo escenario, la diferencia es $545,000 − $480,000 = $65,000, pero el pago de la afianzadora tiene un tope de $48,000. Si el dueño puede ir contra el licitante por los $17,000 restantes depende de la redacción de la fianza y de la ley.

En los dos casos, lo que pague la afianzadora se espera que el contratista lo devuelva con base en el acuerdo de indemnización, junto con los costos de la afianzadora cuando el acuerdo lo permita. El camino más barato casi siempre es encontrar el error antes de entregar la oferta.

Errores comunes con la fianza de licitación

• Esperar hasta la semana de la licitación para contactar a una afianzadora por primera vez.
• Entregar una fianza por el monto equivocado, en el formulario equivocado o sin todas las firmas requeridas.
• Tratar la fianza de licitación como un trámite sin leer a qué te obliga.
• Licitar un trabajo más grande de lo que tu afianzadora respaldará con fianzas finales.
• Apurar el presupuesto para llegar a la fecha límite y luego encontrar el error después de la apertura de ofertas.
• Suponer que una oferta con un error siempre se puede retirar sin consecuencias.

Una fianza de licitación es un documento pequeño con una promesa grande detrás. Trata la oferta que respalda como un contrato que estás listo para firmar.